Chargé(e) de mission instances et coordination des projets transversaux H/F

Description des missions

Sous l’autorité de la directrice, le.la chargé.e de mission accompagne la mise en œuvre de la stratégie de l’établissement.
Il.Elle assure le suivi et l’accompagnement des instances de gouvernance afin de garantir l’avancement des projets, la coordination des acteurs et le respect des décisions prises.
Il.Elle assure le suivi des projets transversaux, l’analyse des performances, participe à la mise en place d’une politique de qualité globale.
Il.Elle contribue à l’élaboration d’outils d’aide à la décision, d’outils internes de développement des activités et participe à la conduite du changement.

Profil recherché

Sous l’autorité de la directrice, le.la chargé.e de mission accompagne la mise en œuvre de la stratégie de l’établissement. Il.Elle assure le suivi et l’accompagnement des instances de gouvernance afin de garantir l’avancement des projets, la coordination des acteurs et le respect des décisions prises.Il.Elle assure le suivi des projets transversaux, l’analyse des performances, participe à la mise en place d’une politique de qualité globale.Il.Elle contribue à l’élaboration d’outils d’aide à la décision, d’outils internes de développement des activités et participe à la conduite du changement.Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel) et de communication (powerpoint), - Connaissance des normes rédactionnelles- Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie)- Techniques de secrétariat, classement et archivage,- Bonne connaissance de l’environnement administratif, institutionnel et de l’enseignement supérieur. Savoir-faire :- Capacité d’adaptation aux exigences du poste et du contexte,- Capacité à dialoguer et à coopérer avec les partenaires professionnels externes et internes- Capacités à coordonner et à être force de proposition- Réactivité- Capacité d’analyse et de synthèse- Capacité à prioriser- Capacité à rendre compte des éléments importants à la direcrtrice,- Faire preuve de rigueur, d’organisation et d’autonomie,- Savoir travailler en équipe et adopter un relationnel bienveillant avec l’ensemble des interlocuteurs,L’ENSA Paris-Belleville est un EPA sous tutelle du ministère de la Culture. Elle fait partie des 21 écoles nationales supérieures d’architecture françaises et accueille près de 1 200 étudiants. Ses missions couvrent l’enseignement, la recherche et le rayonnement culturel en France comme à l’international. Depuis sa création en 1969, l’école occupe une place singulière dans le paysage de l’architecture en France, en affirmant une pédagogie centrée sur le projet, en mobilisant les disciplines associées à l’architecture et à l’urbain, et en développant une recherche reconnue. Associée à la ComUE Université Paris-Est depuis 2015, elle accompagne aujourd’hui sa dissolution et son retrait du dispositif.Membre de la Conférence des grandes écoles (CGE) depuis 2015, elle propose des formations de niveau LMD, la HMONP, quatre diplômes spécialisés (DSA), un mastère spécialisé en architecture et scénographie avec l’école Camondo, ainsi qu’un double diplôme avec l’ENSCI - Les Ateliers. En 2024-2025, 13 % des étudiants sont inscrits en post-master. L’activité scientifique s’appuie sur le laboratoire IPRAUS, héritier de l’UMR « Architecture Urbanisme Société : Savoir Enseignement Recherche » (CNRS - ministère de la Culture).L’école entretient plus de 70 partenariats académiques dans le monde. Son corps enseignant est composé d’environ 200 enseignants permanents et d’intervenants extérieurs. L’équipe administrative, scientifique et technique est composée de 60 de personnes Activités principales :1. Suivi et accompagnement des instances réglementaires- planifier les sujets récurrents en fonction des instances ;- préparer les ordres du jour avec la direction et les présidences d’instance ;- organiser les réunions et assurer le bon déroulement ;- rédiger des notes, collecter des documents, rédiger les comptes rendus et relevés de décisions, les diffuser ;- suivre la mise en œuvre des décisions ;- coordonner les différents acteurs impliqués.2. Suivi de la stratégie et des objectifs collectifs- traduire les orientations données par la direction et les instances en plan d’actions opérationnels ;- définir et suivre des indicateurs de performance et des tableaux de bord ;- contribuer à l’évaluation des actions engagées et à l’atteinte des objectifs fixés, proposer des correctifs ;- produire des notes d’analyse et de synthèse à destination de la direction et des instances sur des sujets relevant tant de l’organisation de l’école que des objectifs collectifs ;- accompagner les services et directions dans la mise en place d’une démarche qualité et d’amélioration continue en lien avec le directeur adjoint.3. Piloter et/ou participer avec les services et directions à des projets transverses- piloter et/ou participer à des projets inter-directions et inter-services dans les domaines :* du numérique : OasisPro, CRM, plateformes collaboratives, calendrier partagé ; * de l’ingénierie de formation : Cordées de la réussite, nouvelles formations (double-cursus, alternance, CFA, aide à la rédaction de fiches RNCP des formations pos-master, parcoursup* du développement d’un observatoire des débouchés : annuaire des alumni, etc. ;- recenser les besoins et rédiger les cahiers des charges ; fédérer et assurer le suivi opérationnel des projets ; communiquer autour des projets transverses. Compétences comportementales :- Sens de l’organisation,- Méthode et rigueur,- Goût du travail en équipe et qualités relationnelles,- Sens de l’accueil du public- Sens des responsabilités et du service public- Réactivité et adaptabilité- Esprit d’initiative- Résistance au stressLes principaux enjeux de l’école sont :• la mise en œuvre du projet d’établissement, du COP, du SPSI et du schéma directeur de la vie étudiante, avec déclinaison dans toutes les activités (formation, recherche, partenariats, vie étudiante) et mise en place d’outils de suivi ;• le positionnement dans une politique de site cohérente avec l’identité de l’école, en valorisant ses atouts (recherche, doctorat, qualité de l’enseignement, infrastructures, localisation) ;• L’achèvement de la réorganisation de la gouvernance, du fonctionnement des instances et la clarification des procédures des fonctions supports.