Coordinateur.rice d'accueil du public

Secteur

Musique

Description de l'entreprise/de l'organisme

Au sein de la Direction de la musique et de la création de Radio France, le Secrétariat général définit et met en œuvre la politique de promotion de la programmation de la Maison de la radio et la stratégie de développement des publics. Il est garant de la qualité de l'accueil de tous les publics dans tous les espaces de Radio France, et notamment les grandes salles (Auditorium et studio 104). Il organise et gère l'exploitation des salles de spectacles et des zones ouvertes au public dans ses dimensions techniques, humaines, financières, en lien avec la Direction de l'établissement. Chargé d'organiser l'accueil de tous les publics, le Secrétariat général assure pour la partie billetterie la vente et la réservation des concerts payants ou gratuits, la gestion des abonnements et les réservations pour le compte des différents clients de Radio France (particuliers, collectivités, scolaires, etc.)

Description du poste

Au sein du secrétariat Général de la DMC, le pôle accueil du public est garant de la qualité de l’accueil de tous les publics à Radio France et chargé de sa mise en œuvre au travers des dispositifs suivants :
- un dispositif d’accueil permanent qui permet de couvrir l’accueil quotidien du grand public à la Maison de la Radio ;
- un dispositif d’exploitation, permettant de couvrir l’ensemble de l’activité événementielle de la Maison de la Radio de façon mutualisée sur tous les espaces.

Placé-e sous l’autorité de l’adjoint(e) au secrétaire général en charge des publics, Le/la coordinateur-trice d'accueil est garant(e) de la qualité de l’accueil des publics venant assister aux émissions, concerts et événements publics organisés par Radio France à la Maison de la Radio et dans des salles extérieures (Carreau du Temple, Théâtre de l’Alliance Française...). Il/elle participe à la mise en place des dispositifs d’accueil et coordonne sur le terrain l’activité des différents acteurs en lien notamment avec le service billetterie, la société prestataire de service d’accueil, la coordination logistique, la sécurité et la sûreté. Il/elle a un rôle opérationnel sur le terrain.

Ces dispositifs peuvent concerner un ou plusieurs événements concomitants et concernent l’ensemble des espaces concernés par la venue du public (grandes salles / studios, halls d’accueil, vestiaires…).

Activités, responsabilités du titulaire

En amont des événements :
- Planifie l’organisation de son travail, avec ses collègues coordinateurs d’accueil, à partir du planning des manifestations qui est produit et diffusé de façon mensuelle ;
- Estime le volume de prestations d’accueil nécessaire à chaque manifestation ;
- Assure le lien opérationnel avec la société de prestations de service accueil, conformément aux dispositions contractuelles ;
- Pour chaque événement, et en lien notamment avec la délégation accueil et sécurité et la délégation sécurité incendie, et le service de régie des grandes salles, il/elle définit et participe à la mise en place d’un dispositif adapté. Pour ce faire, il/elle participe aux réunions d’organisation ;

Phase de démarrage / phase d’exploitation
- S’assure que le dispositif d’accueil défini précédemment est en place et prend l’initiative de l’adapter ou de le modifier en fonction des circonstances ;
- Prend connaissance de toutes les informations nécessaires au déroulé de l’évènement et la qualité de l’accueil du public ;
- Anime et coordonne la séance de briefing des agents du prestataire d’accueil et veille à leur bonne information dans les moindres détails de l’organisation de l’événement ;
- Coordonne le bon déroulement de ou des événements jusqu’à la sortie complète du public et assure un lien opérationnel avec les différents acteurs présents sur le terrain ;
- Est responsable du contrôle des billets et de la comptabilisation de la jauge lorsque l’événement comporte une billetterie (payante ou gratuite). Cette comptabilisation doit s’effectuer autant que possible en temps réel ;
- Alerte et fait remonter tout dysfonctionnement à sa hiérarchie.

Après l’événement :
- Formalise un retour qualitatif et quantitatif sur chaque événement (jauge, état de propreté, incidents/litiges, éléments de confort du public…) selon des modalités définies avec sa hiérarchie ;
- Assure le suivi de la facturation avec le prestataire de services d’accueil, en lien avec la délégation gestion / RH de la DMC ;
- Assure un suivi statistique périodique lié à l’activité de la délégation.

Description du profil recherché

- Qualité relationnelle, sens du dialogue ;
- Maîtrise des fondamentaux de la relation client ;
- Gestion et remplissage d'une salle de spectacle ;
- Connaissance des bases de la règlementation liée à l'accueil du public en ERP ;
- Connaissance de l'offre culturelle de Radio France ;
- Sens de l'organisation et de l'anticipation ;
- Sens des priorités ;
- Bonne gestion du stress, capacité à s'adapter dans des situations d'urgence ;
- Sens du travail en équipe ;
- Aisance orale et rédactionnelle ;
- Grande disponibilité et autonomie ;
- Maîtrise des outils informatiques de base.

Contraintes de poste

- Le/la coordinateur-trice d'accueil est amené.e à travailler en soirée, les samedis, dimanches et jours fériés dans le cadre d'un planning hebdomadaire variable.
- Le/la coordinateur-trice d'accueil est régulièrement amené.e à travailler dans des salles extérieures à Radio France, à Paris ou en proche banlieue (Carreau du Temple, Théâtre de l'alliance française...).
Informations complémentaires.