Responsable Projets et Maintenance SI Finance - Achats (F/H)

Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d’épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d’exclusion des soins.

Ce poste est ouvert dans le cadre d’une création de poste au sein de notre département des Systèmes d’information, dans le contexte de la nouvelle organisation LIGO Run/Projet (ERP Workday).

Mission

Au sein de la DSI, le Responsable de Projets et Maintenance assume la responsabilité d’un système applicatif pour OCP.

Il/elle a la responsabilité de conduire les opérations nécessaires à l’étude, au développement et à la réalisation des projets d’évolution du système, ainsi qu’à son maintien en conditions opérationnelles.

Il/elle s’assure, à son niveau, de la cohérence du système Finance Achats avec la stratégie MSF au niveau international et collabore avec les Responsables de Projets et responsables Maintenance des autres Centres opérationnels.

Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable ERP, il/elle est responsable du système Ligo pour la partie Finance et Achats.

Il/elle est responsable de la définition, de la mise en uvre de la roadmap évolutive et de projets majeurs sur le système.

Il/elle est garant du maintien en conditions opérationnelles du système, de sa cohérence d’ensemble et du bon ordonnancement des travaux qu’ils soient relatifs aux activités de maintenance ou de projet.

Le système LIGO :

MSF France a engagé en 2020 un programme de refonte complète de son SI-RH. Le produit Workday a été choisi et mis en service en avril 2023. Workday couvre l’ensemble des fonctionnalités des anciens systèmes RH (gestion administrative, paie, gestion du temps et des absences, recrutement, et learning).

Depuis, la solution Workday a également été choisie pour remplacer les anciens systèmes Finance (principalement Comptabilité, Trésorerie, Immobilisations) et Achats pour les entités MSF France, Association, SCI, Fondation, Epicentre et MSF Logistique (le projet est en cours de déploiement).

Activités principales

Management d’un système critique et complexe muti-entités, sur le périmètre Finance et Achats :

• Garantir la pertinence et l’opportunité des projets d’évolution du système
• Elaborer des programmes de travail interdépendants d’envergure afin de s’assurer de la réussite des projets d’après les standards SI/ICT (définition, conception, réalisation, recette, conduite du changement, déploiement, formation et revue de projet)
• Identifier les contraintes techniques et organisationnelles à l’implémentation de la maintenance
• Analyser les processus métiers et proposer des axes d’amélioration
• Définir les exigences associées en matière de pilotage de l’activité métier
• Evaluer les moyens à mettre en uvre (humains, techniques, financiers, )
• Superviser et coordonner le travail de l’ensemble des acteurs projet et MCO du système et animer les équipes internes ou externes
• Garantir les livrables, en termes de qualité (respect des cahiers des charges), budget, délais et sécurité
• Garantir la sécurité du système et des données
• Valider la recette définitive des projets et correctifs avant leur déploiement puis leur maintien en conditions opérationnelles
• Définir le budget et en réaliser le suivi ainsi que son découpage par poste de dépenses
• Mettre en place et actualiser les tableaux de bord de mesure et de suivi de l’activité et KPI
• Définir, organiser et piloter la gouvernance du système (Projets et MCO)
• Garantir le respect des conventions de niveau de service et de la conformité des prestations

Management d’équipe

• Définir les besoins et organiser le recrutement des profils nécessaires aux activités en fonction du calendrier et des prévisions d’évolution du système
• Définir et évaluer les objectifs, réaliser les entretiens annuels de l’équipe
• Superviser, motiver, fédérer et être responsable de l’ensemble des ressources humaines (équipes) du système.

Gestion des relations avec les prestataires

• Négocier et gérer la relation contractuelle avec les prestataires (services, contrats) sur le périmètre Finances et Achats.
• Encadrer et gérer la relation avec les différentes parties prenantes externes

Gestion des adhérences avec le SIRH Workday

• Participer à la construction puis à l’animation de la gouvernance SI Finance/Achats SIRH avec le Responsable ERP et le Responsable Projets et Maintenance SIRH,
• Représenter le métier Finance dans les échanges avec l’équipe SIRH,
• S’assurer que le backlog SI Finance est partagé et ne rentre pas en percussion avec celui du SIRH, et que les changements sont en phase avec le système global,
• Anticiper les risques, réduire les éventuels effets de bord sur le métier SIRH, partager et mettre en place les plans d’actions nécessaires,
• Assurer la bonne communication entre les équipes Finance/Achats et RH des différentes entités parties prenantes.

Gestion des adhérences avec les grands projets de l’association et internationaux, à son niveau de responsabilité et sur le périmètre Finance et Achats :

• Représenter MSF France au sein des instances de gouvernance internationale
• Faire valoir les intérêts du système SI Finance et Achats
• Participer à la construction du modèle de fonctionnement et de gouvernance à l’échelle internationale et avec toutes les entités (MSF France, MSF Logistique, Epicentre)
• Piloter la mise en uvre de volets majeurs de projets multi-entités
• Intégrer dans la roadmap du système les demandes des entités
• S’assurer que les changements sont en phase avec le système global
• Promouvoir le système au sein du mouvement pour susciter l’adhésion des autres entités

Communication et démarche d’accompagnement au changement sur le périmètre Finance et Achats :

• Être responsable de la démarche d’accompagnement au changement et de communication afin d’obtenir l’adhésion et assurer la réussite des projets d’évolutions majeures du système
• Préparer et piloter la conduite du changement et la stratégie de communication
• Développer l’adhésion des utilisateurs et de l’ensemble des parties prenantes
• Gérer, animer la communication auprès des équipes et des différentes parties prenantes
• Elaborer une cartographie des risques et suivi des actions à mettre en uvre
• Assurer la gestion et la capitalisation de l’ensemble des dossiers et documents du système
• S’assurer de l’adaptation des supports de formation et de communication au fil des changements apportés au système
• Assurer la formation des nouveaux utilisateurs du système

Contribuer au développement de la transversalité et assurer une veille technologique sur le périmètre Finance et Achats :

• Partager les informations et les connaissances, développer la capacité à travailler avec les autres services ou départements dans le cadre de la gestion de projets transverses
• Dans le cadre du partage des bonnes pratiques, développer la collaboration avec les Responsables de service SI et ses homologues des autres entités et au niveau international
• Assurer une veille technologique afin de détecter les nouvelles possibilités techniques et fonctionnelles offertes par le marché.