Office Manager

Contexte et équipe

En tant que membre de l'équipe des ressources humaines, ton rôle d’Office manager consiste à améliorer l'expérience quotidienne des employé.e.s en gérant les opérations de bureau et en soutenant la politique RH. Tu seras le point de contact pour tous les sujets liés au bien-être au travail, à l’administration et à l'intégration des nouveaux.elles.

Tes principales responsabilités

Gestion et maintenance des bureaux

• Gestion des locaux : Syndic Paris et des différents bailleurs pour nos 14 antennes en France, sécurité incendie, suivi de la maintenance (climatisation, etc) ;

• Aménagement et organisation des locaux de Paris (travaux, décoration, équipement, optimisation des espaces de travail etc) dans une démarche éco-responsable ;

• Accompagnement des référents d’antenne en France, au Portugal, en Espagne et à La Réunion dans leur recherche de bureaux et gestion des services généraux ;

Gestion de la Flotte de Véhicules et des déplacements des collaborateurs

• Gérer la relation avec le prestataire ;

• Optimisation du Parc Automobile : gérer l'acquisition, la maintenance et l'administratif des véhicules, les formations à la sécurité routière ;

• Suivi des coûts : suivre les dépenses liées à la flotte et proposer des améliorations ;

• Suivi avec les prestataires externes pour les déplacements ponctuels.

Services Généraux & Qualité de Vie au Travail (QVT) :

• Gestion des fournitures, des espaces, et pilotage des prestataires : société de nettoyage, assurances, prestataire de travaux d’entretien, prestataire de la flotte de véhicule, fournisseurs d’accès internet et lignes mobiles etc ;

• Soutien à l'accueil des visiteurs et gestion du courrier et des colis, commandes de fournitures et mobilier éco-responsables, courses alimentaires, cartes de visite, etc ;

• Assistanat de la Direction : Organisation des réunions de la Direction, coordination des supports de présentationetc ;

• Assurer la Conformité et la Sécurité : Veiller au respect des normes d'hygiène et de sécurité des locaux. Garant.e de l’obligation de formations guide fil serre-fil ;

• Promouvoir le bien-être : mise en place d'actions pour améliorer la qualité de vie dans les bureaux.

Support RH

• Organisation de l’onboarding des nouveaux.elles salarié.e.s (2 journées d’intégration);

• Référent.e sur les politiques de dépenses des salarié.e.s;

• Rédaction et envoi de la Newsletter RH mensuelle;

• Gestion administrative RH : suivi et prise de rendez-vous avec la médecine du travail, garante de la DUERP, PAPRIPACT,mise à jour de l’affichage obligatoire dans tous les bureaux.

Evènementiel

• Organisation du séminaire annuel : recherche et réservation du lieu, gestion du budget, coordination avec la direction du programme etc ;

• Aide à l’organisation et animation des événements internes (stand up meeting, WAP, soirées d’intégration ou de départ etc).

Si tu souhaites t’épanouir dans une startup à impact, Phenix t’offre la possibilité de travailler au contact d’équipes motivées, dynamiques et engagées.

N'hésite pas à postuler si

• Tu as une expérience d’au moins 3 à 5 ans en gestion des services généraux / office management ; idéalement avec une expérience significative dans la gestion d'événement ;

• Tu parles couramment français et anglais ;

• Tu maîtrises des outils bureautiques type Pack Office et la suite Google. Tu es familière avec les outils de gestion de prestataires (ex: plateforme Travel Perk) ;

• Tu as des connaissances en matière de réglementations d'hygiène et sécurité au travail (DUERP, affichages obligatoires,etc.) ;

• Tu es débrouillard.e, autonome et n’a pas peur de te saisir d’un tournevis quand il le faut ;

• Tu es organisé.e, tu fais preuve de rigueur, tu sais gérer un budget et tu es à l’aise dans la prise de décision ;

• Tu es sensible aux sujets sociaux et environnementaux ;

• Tu as un excellent relationnel et le sens du service.

L'environnement qui t'attenden nous rejoignant

• Un projet ambitieux, qui a un réel impact positif sur la société. Notre objectif, 100 millions de repas sauvés par an!
• Une culture d'entreprise fondée autourde valeursde solidarité sociale et environnementale, de diversité et de bienveillance (chaque nouvelleau phénicien.ne participe par exemplelors de son intégration à La Fresque du Climat ou à un atelier 2 Tonnes). Phenix est d'ailleurs labelisé B-Corp et ESUS .
• Un partage transparent et régulier de la stratégie de la part du COMIX.
• Un accompagnement complet dès tes premiers pas en tant que phénicien.ne, avec un onboarding à Paris sur 2 jours pour comprendre l'ensemble de l'environnement et un programme de formation adapté les 3 premiers mois.
• Des formations internes régulières pour la montée en compétences délivrées par et pour les phénicien.nes sur des sujets métier, secteur et softskills.
• La possibilité de s'investir dans des projets transverses (ex : des groupes de travail pour favoriser l'inclusion et la diversité, pour lutter contre le sexisme)

Certains avantages qui ont été mis en place

• Ce poste nécessite une présence à 100% au bureau.
• Le remboursement à 100% de ton abonnement transport ou une politique de mobilité durable
• Une carte Swile pour les tickets restaurant (7 euros / jour travaillé)
• Possibilité de faire 1/2 journée de bénévolat par mois dans l'association de ton choix
• Le Parental Act ( un dispositif proposant un mois de congé au second parent, rémunéré à 100% par l’employeur à la naissance d’un enfant) et 3 jours de congés supplémentairespar an pour les aidants familiaux

Notre processus de recrutement

1. Un premier échange RH de 30 min avec Emmanuelle (HRBP) pour discuter de ton projet professionnel, comprendre si celui-ci est bien cohérent avec ce que l'on propose et pour exposer tes motivations.
   
2. Une rencontre d’1h avec ta future manager , Claire (DRH), pour échanger au sujet du poste, des missions et des enjeux et 30 minutes d’échange avec Coline (Office Manager actuelle) pour un échange plus informel sur ton savoir-être et faire unemise en situation. L'occasion aussi de répondre à toutes tes questions.
   
3. Un échange avec ton futur manager N+2 , Simon (CEO) et un café d'équipe, pour te permettre de te familiariser avec l'environnement et la culture d'entreprise.

Si cela peut te rassurer, sache que cette fiche de poste est indicative : si tu ne "coches pas" toutes les cases du profil recherché, une curiosité et une envie d'apprendre sont tes plus beaux atouts.Chez Phenix, nous ne cherchons pas une expérience à tous prix mais nous évaluons le potentiel !

Toutes nos offres sont évidemment ouvertes aux personnes en situation de handicap, nous trouverons toujours des solutions pour adapter le poste si tu as des contraintes particulières.