Assistant Administratif (H/F)

Descriptif du poste

Pour rejoindre un environnement de travail dynamique, ArchiBat RH recherche un:

Assistant Administratif (H/F)

En lien direct avec l’architecte dirigeant, vous assurez l’administration de cette agence à taille humaine (15 personnes maximum), composée d’une équipe de jeunes architectes et urbanistes.

Vos missions :

Administration et facturation
• Suivi du plan à moyen et long terme financier (PMT) de l’agence sur la base des engagements contractuels en cours,
• Suivi de la facturation avec chacun des chefs de projets,
• Établissement et suivi des notes d’honoraires accompagnées des tableaux de répartition entre cotraitants,
• Dépôts des factures sur la plateforme CHORUS et validation des factures des cotraitants,
• Préparation des pièces comptables pour transmission au comptable chaque mois,
• Suivi des congés (sur OOTI), absences et récupérations des salariés, envoi des données au gestionnaire de fiche de paye en fin de mois,
• Gestion des notes de frais (sur OOTI)
Les logiciels et plateformes utilisés sont : word, excel, outlook, OOTI et chorus et une solution de gestion de trésorerie type pennylane

Secrétariat
• Accueil des visiteurs et standard téléphonique,
• Réception et diffusion en interne du courrier, traitement du courrier départ, classement et archivage,
• Rédaction de courriers,
• Gestion des fournitures d’agence (commandes / suivi du stocks)
• Gestion des déplacements (réservation train, avion, voiture, hébergement si besoin…),
• Accueil des nouveaux arrivants : veiller à ce que chaque nouvelle personne soit bien intégrée
• Information aux salariés et déclarations pour le droit à la formation

Profil recherché

Une experience similaire d’assistant administratif dans une agence d’architecture est nécessaire pour ce poste où vous disposez d’une grande autonomie.

A l’agence, située au coeur de paris dans le 10e arrondissement, les espaces de travail, décomposés en deux open-space, une salle de déjeuner/cuisine, des salles de réunions ainsi qu’un espace dédié aux conceptions de maquettes, offrent une atmosphère de travail d’entraide, de partage et de collaboration, où chaque membre est important et apporte sa créativité et ses compétences.

Poste proposé en CDI, temps plein sur 35 heures.
Merci de postuler directement sur notre site en joignant votre CV (reference en mot clef 1076068 pour retrouver cette offre)