Assistante de formation initiale et continue F/H

A propos de Siège de l'AP-HP: L'AP-HP est un centre hospitalier régional et universitaire d'Ile-de-France, à dimension européenne. Il remplit une triple mission :
soins, enseignement et recherche. Le Centre de la Formation et du Développement des Compétences (CFDC) est rattaché à la
DRH de l'AP-HP. Il conduit l'élaboration des orientations institutionnelles de formation, en accompagnement des projets de l'APHP
et des mutations de l'environnement. Il met en oeuvre des dispositifs de formation initiale et continue.
Le CFDC comprend 49 structures répartis sur 25 sites. Votre mission: - Superviser, suivre et gérer les processus administratifs en lien avec le fonctionnement du secrétariat de l'IFMK en formation
initiale et en formation continue
- Organiser le suivi des dossiers administratifs et pédagogiques de la structure en lien avec le directeur, le responsable de la
formation continue et les responsables pédagogiques du cycle 1
- Mettre en oeuvre les procédures de paiement des intervenants extérieurs (AP, Hors AP, libéraux et marchés) de FI et de FC et
assurer le suivi budgétaire correspondant

- Organisation, planification et suivi de l'activité pédagogique du 1er cycle de formation (L2 et L3) en relation avec les cadres
formateurs responsables pédagogiques du 1er cycle
- Planification et suivi de la mise en oeuvre du plan de formation continue des 7 métiers de la rééducation en lien avec le cadre
responsable de la formation continue
- Organisation et suivi de la mise en oeuvre des journées professionnelles et congrès organisés par l'IFMK en relation avec le
cadre, responsable de la formation continue : mise en forme des programmes, communication, logistique des journées,
inscriptions, conventions de formation et recouvrement des frais de formation, émargement, mise en forme des recueils de
communications, accueil des congressistes, ...
- Suivi des procédures de paiement et des intervenants occasionnels en FI et en FC et traçabilité des actions pédagogiques
- Traitement des dossiers et des courriers en lien avec les responsables pédagogiques du 1er cycle, le responsable de formation
continue et le directeur
- Suivi des dossiers pédagogiques des étudiants
- Participation à l'organisation et à la surveillance des examens
- Prise de rendez-vous et gestion des agendas en relai de la secrétaire de direction
- Accueil et orientation des usagers de l'IFMK
- Organisation de la signalétique au sein de l'IFMK
- Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques

- Participation à la remise en état quotidien des locaux en relai de l'agent d'intendance
- Mise en forme et conception de documents en lien avec l'activité de la direction ou du responsable des stages : conseil
pédagogique, compte rendus, courriers, conventions de stage, ...
- Représentation de l'Institut lors de journées ou de rencontres professionnelles
- Secrétariat des instances de l'IFMK par roulement avec les autres membres du secrétariat
(Cette liste est NON - EXHAUSTIVE) Votre profil: SAVOIR FAIRE REQUIS
- Communication et relations interpersonnelles
- Gestion administrative
- Organisation, classement et tri des données, des informations relevant de son domaine d'activité
- Rédaction et mise en forme de notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Travail en équipe interdisciplinaire et en réseau
- Utilisation d'outils bureautiques / Technologie d'information et de communication (TIC)
DRS - RH

CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Connaissances générales en lien avec la réglementation de la formation initiale des MK (arrêté du 02 septembre 2015) et de la
gouvernance des instituts de formation (arrêté du 21 avril 2007 modifié le 18 avril 2018)
- Connaissances en lien avec les procédures de paiement des intervenants et d'inscription des stagiaires sur SAP et HR

QUALITES NECESSAIRES
- Adaptabilité
- Sens de l'organisation et du travail d'équipe
- Disponibilité et dynamisme
- Qualité d'expressions écrite et orale
- Souci de la qualité

SAVOIR ETRE REQUIS
- Ponctualité, rigueur
- Discrétion, maîtrise de soi et diplomatie
- Rendre compte

PRE-REQUIS
Maitrise de la gestion des commandes
Maitrise de l'outil informatique et des logiciels de bureautique
Connaissance sur le budget d'un établissement
Permis B