Stage - Chargé.e de coordination administrative

La structure

Hally est une entreprise, organisme de formation certifié et agence de conseil, qui accompagne les entreprises, collectivités publiques et les structures de l’enseignement supérieur à plusieurs niveaux :

• la prévention des violences sexistes et sexuelles, du harcèlement moral et des discriminations à travers l’organisation et l’animation d’ateliers de sensibilisation et de formation à destination de leurs équipes internes (salarié.es, agent.es, étudiant.es, etc.) ;
• l’amélioration de la prise en charge des situations violences et de la redirection des personnes victimes, par l’accompagnement des structures sur la mise en place ou l’amélioration de dispositifs de signalement et de prise en charge ;
• la mise en place de projets 360 pour prévenir et lutter contre les violences sexistes et sexuelles et les discriminations au sein des plateformes et services des structures accompagnées.

Nous collaborons avec près de 90 structures pour outiller concrètement les organisations et les personnes à tous niveaux pour permettre d’identifier, prévenir et résoudre les situations de violence dans tous les cadres.

Nous travaillons avec des structures telles que Uber, l’École Polytechnique, CentraleSupélec, emlyon business school, Match Group (Meetic, Tinder), TBWA, l’UTT, la RATP

Le poste

L’objectif du stage est de travailler aux côtés de la Chargée de gestion des formations et de la Directrice des Opérations pour monter en compétences sur la planification administrative et la coordination de projets de sensibilisation et de formation auprès des entreprises, des collectivités publiques et des structures de l’enseignement supérieur.

Tou.tes les salarié.es de Hally, y compris les stagiaires, sont également formé.es à la co-animation d’ateliers de sensibilisation.

Vos missions seront :

Gestion administrative et coordination (environ 80% du temps) :

• Planification des ateliers de sensibilisation et formation en coordination avec la Responsable des formations : recueil des besoins, création des documents administratifs, coordination interne et des différent.es formateur.rices externes, préparation logistique, gestion de projets
• Préparation des contenus nécessaires au bon déroulé des ateliers : supports (fond et forme), fiches formateur.rices, questionnaires
• Suivi des ateliers et préparation des points de bilan : planification, analyse des questionnaires, rédaction de documents de bilan avec formalisation de recommandations, présentation des bilans aux client.es avec la responsable commerciale, reporting des indicateurs internes
• Gestion administrative via l’outil Dendreo (Training Management System) : programmation des contenus mails et documents nécessaires en amont et post-ateliers, suivi opérationnel des fonctionnalités Dendreo, création des questionnaires d’auto-positionnement et d’évaluation de la satisfaction et de validation des acquis, analyse des données, rédaction de rapports, suivi et remontée des indicateurs en interne et auprès des client.es.
• Suivi Qualiopi : suivi opérationnel, veille au bon respect des exigences de la certification (rédaction de documents, coordination logistique).

Animation ateliers (environ 10% du temps) :

• Participation à la co-animation d’ateliers : formation et montée en compétences à la prise de parole en public et à l’animation d’ateliers de sensibilisation et de formation sur les violences sexistes et sexuelles, le harcèlement moral et les discriminations dans l’enseignement supérieur.

Conseil et création de contenus (environ 10% du temps) :

• Participation ponctuelle aux missions de conseil : relectures, mises en forme de présentations, proposition de nouveaux contenus (selon l’appétence et le temps disponible).