Assistante administrative

Description du poste

Rattachée à la coordinatrice administratice et l’adjointe à la coordination, vous assurez le bon fonctionnement administratif de l'association et de ses missions.

1. Secrétariat général
2. Gestion administrative courante
3. Appui aux publications
4. Appuis aux formations :

Pour le détail, voir dans les missions ci-dessous

Missions

1. Secrétariat général :

- Accueil physique et téléphonique du standard administratif (hors lignes d'écoute)
- Gestion du courrier et des e-mails, rédaction et mise en forme des courriers, notes et comptes rendus
- Gestion des agendas, organisation des réunions et des instances (bureau, conseil d'administration, assemblée générale
- Appui au suivi administratif du personnel et du suivi des procédures de l’association en lien avec les ressources humaines,

2. Gestion administrative courante :

- Suivi des achats, des fournisseurs et des contrats
- Préparation des pièces pour la comptabilité et appui au suivi administratif du personnel
- Contribution à la préparation des dossiers de subvention et des rapports d'activité
- Suivi juridique : relecture, copie et envoi des dossiers d’aide juridictionnelle, mise à jour des colonnes dédier à l'assistante administrative dans le tableau de suivi
- Suivi d'activité de l'association sur l'année, participation à la rédaction du suivi de l’activité pour le rapport d’activité
- Classement et archivage, papier et numérique, dans le respect de la confidentialité
- Participation aux temps d'échanges collectifs en équipe

3. Appui aux publications :

- Mise en forme et relecture des bulletins statistiques et des documents institutionnels
- Saisie et mise en forme de tableaux de données, sous la responsabilité de la personne chargée des statistiques
- Diffusion des publications auprès des partenaires

4. Appuis aux formations :

En étroite collaboration avec l'assistante de formation sous la supervision de la coordinatrice et de la coordinatrice adjointe :
- réalisation des devis, convention et facture
- Planification des déplacements de l’équipe mobilisée sur les formations

Profil recherché

Compétences attendues :

1. Assister une équipe dans la communication et l'organisation générale :

- Produire des documents professionnels courants : courriers, notes, comptes rendus, procès-verbaux
- Rédiger avec une orthographe et une syntaxe sûres, et adapter le style au destinataire (partenaires, financeurs, stagiaires, personnes victimes de violences sexuelles)
- Accueillir et orienter les interlocutrices, traiter les appels et les messages
- Organiser et coordonner les agendas, les réunions et les déplacements
- Classer et archiver l'information pour la retrouver facilement.

2. Traiter les opérations administratives :

- Suivre les devis, commandes et factures, et faire les relances
- Assurer le suivi administratif courant du personnel : contrats, absences, éléments transmis pour la paie
- Tenir à jour des tableaux de suivi et produire des indicateurs simples.

3. Outils :

- Maîtrise du traitement de texte et du tableur (Suite office et microsoft) : publipostage, mise en page de documents longs, tableaux et graphiques simples.
- Aisance avec la messagerie, les agendas partagés et le classement numérique.
- Un plus : connaissance d'un logiciel de gestion de formation ou de mise en page (PAO).

4. Connaissances appréciées :

- Fonctionnement d'une association (instances, subventions)
- Gestion administrative d'un organisme de formation (conventions, attestations, exigences de certification qualité)
- Règles de confidentialité et de protection des données personnelles (RGPD).

5. Savoir-être

- Discrétion absolue et respect de la confidentialité, au vu des situations traitées par l'association
- Rigueur, organisation et capacité à gérer plusieurs priorités
- Sens du travail et de la communication en équipe, qualités relationnelles
- Adhésion aux valeurs de l'association : égalité femmes-hommes, protection de l'enfance, lutte contre toutes les formes de violences sexuelles (viols, agressions sexuelles, système prostitutionnel)

* Qualification requise *

Le poste demande au minimum un niveau 4 (bac) en secrétariat, et un niveau 5 (bac +2) est souhaité.

Expérience : 1 an minimum sur un poste de secrétariat ou d'assistanat, idéalement en association, dans le secteur social ou dans un organisme de formation.

Une expérience significative compense l'absence de diplôme.

Localisation du poste

Le poste d’assistante administrative s’exerce dans les locaux du Collectif Féministe Contre le Viol, 75019 Paris.
La durée hebdomadaire de travail est de 35 heures soit 151,66 heures mensuelles réparties du lundi au vendredi de 9h30 à 17h15 incluant une pause déjeuner de 45 minutes.

Processus de recrutement

1. Réception d’un CV et d’une lettre de motivation avant le 23 novembre à [email protected] en indiquant « Candidature assistante administrative » en objet ;

2. Entretien avec les coordinatrices du CFCV et l’actuelle assistante administrative ;

2. Rencontre avec les membres du conseil d’administration.

Ce poste est sous la responsabilité de la coordinatrice administrative, de son adjointe et coordinatrice d’équipe du Collectif Féministe Contre le Viol.