Office Manager

Qui est AlloBrain ?

AlloBrain est le premier partenaire en IA générative dédié à l'optimisation des centres de relation client. Nous équipons déjà des références de premier plan : Club Med, SNCF, FDJ ou Groupama pour faire de leur relation client un levier de croissance et de compétitivité.

La mission :

AlloBrain est en forte croissance et l'équipe s'agrandit rapidement. Jusqu'ici, l'office management, la gestion RH et la facturation étaient assurés en externe. Nous cherchons aujourd'hui à internaliser ces fonctions pour gagner en réactivité, en cohérence et en proximité avec l'équipe.

En tant qu'Office Manager / People Ops, vous êtes le pilier opérationnel d'AlloBrain : la personne qui s'assure que chaque collaborateur est bien embarqué, que les prestataires sont gérés, que les factures sortent à temps et que rien ne tombe entre les mailles du filet.

Vous serez directement rattaché(e) au CEO et travaillerez en transversal avec toutes les équipes.

• Gérer l'administration du personnel au quotidien : contrats, avenants, DPAE, mutuelle, prévoyance.

• Piloter les onboardings et offboardings : accès, matériel, parcours d'intégration, départ dans les règles.

• Assurer le suivi des congés, absences et temps de travail sur Payfit.

• Maintenir et mettre à jour le DUERP (Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels).

• Gérer les relations avec l'OPCO : déclarations, demandes de prise en charge, politique de formation.

• Apporter des réponses fiables aux questions des collaborateurs sur leurs droits et obligations (droit social de base).

Facturation & Gestion Administrative

• Émettre et suivre la facturation clients : création des factures, relances, suivi des encaissements.

• Gérer les notes de frais et les relations avec le cabinet comptable.

• Suivre les contrats prestataires et assurer le renouvellement ou la résiliation en temps voulu.

• Contribuer au bon suivi budgétaire en lien avec le management.

Office Management & Vie d'Équipe

• Gérer les relations avec les prestataires et fournisseurs (bureaux, matériel, services divers).

• Organiser les événements internes : séminaires, team buildings, moments de cohésion équipe.

• Assurer la coordination logistique des déplacements, notamment pour les activités en Arabie Saoudite.

• Être le point de contact pour tout ce qui touche au bon fonctionnement du bureau au quotidien.

Le profil recherché :

• 3 à 5 ans d'expérience sur un poste similaire dans un environnement start-up ou scale-up.

• Maîtrise de Payfit indispensable : vous gérez les paies, les congés, les onboardings

• Bonnes notions de droit social : vous savez répondre aux questions courantes des collaborateurs et savez quand escalader à un expert.

• À l'aise avec la facturation et les basiques de la gestion administrative.

• Vous êtes à l’aise avec la tech et les outils IA

Compétences & Savoir-être :

• Très organisé(e) et rigoureux(se) : rien ne vous échappe, vous gérez plusieurs sujets en parallèle sans perdre le fil.

• Discrétion et confidentialité : vous avez accès à des informations sensibles (paies, contrats, finances).

• Proactif(ve) et autonome : vous anticipez les problèmes avant qu'ils deviennent urgents.

• Bon(ne) communicant(e) : interface naturelle entre les équipes, la direction et les prestataires externes.

• À l'aise dans un environnement en forte croissance, où il faut parfois créer les process soi-même.
  

Ce qu'on offre

Rémunération : 35-42k selon profil + BSPCE

Contrat : CDI

Localisation : Paris 9 - hybride

Pourquoi Rejoindre AlloBrain ?

• Poste fondateur : Vous internalisez et structurez une fonction clé from scratch. Ce que vous construisez aujourd'hui accompagnera la croissance d'AlloBrain sur le long terme.

• Polyvalence réelle : Pas de routine ici : RH, facturation, événements → chaque semaine est différente.

• Impact direct : Vous travaillez au contact quotidien du CEO et de toute l'équipe. Votre travail est visible et concret.

• Équipe passionnée : 25 experts IA, fondateurs engagés, culture Customer First.

Le process de recrutement

Voilà comment ça se passe chez AlloBrain :

1. Échange avec Constance, Fractional Head of Talent

2. Echange avec Yves-Marie, VP sales et co-founder

3. Echange avec Zied, CEO et co-founder

4. Proposition d'embauche