SECRETAIRE (F/H ) MI-TEMPS UNITE FORMATION ENSEIGNEMENT ET RECHERCHE ET MI-TEMPS SECRETAIRE (F/H) DE LA COORDINATION DE POLE - PÔLE PSYCHIATRIE PRECARITE

Temps de travail : Temps plein 37h30 par semaine
Statut : Titulaire ou CDD puis CDI
Grade : Adjoint administratif /AMA

Intitulé du poste : Secrétaire (F/H)
Lieu de travail : GHU, Ste Anne, site Cabanis, Bâtiment 21, 2ème étage - 2B rue d'Alésia, 75014 PARIS

Organisation du travail : Travail en semaine du lundi au vendredi, repos hebdomadaires fixes samedi, dimanche et jours fériés.

Temps de repas compris (30mn)
Horaires : 09h00-16h30. Modulable en 09h30/17h

Spécificités liées à la fonction : Mi-temps : Travail en direct avec PUPH / activité enseignement recherche, en lien avec l'université
Mi-temps : Secrétaire (F/H) de la coordination du pôle

Poste à pourvoir : Dès que possible

Candidatures à adresser - Titulaires adresser CV, LM et les 3 dernières notations à :

Pr BAYLE : [email protected]
Dr Corinne LAUNAY, Cheffe de pôle : [email protected]
Cadre de pôle : Mme BALCAREK : [email protected]
Secrétaire : M. LANGLOIS : [email protected]

VOUS SOUHAITEZ REJOINDRE UN ACTEUR HOSPITALIER MAJEUR DANS LA PRISE EN CHARGE EN PSYCHIATRIE ET NEUROSCIENCES ?

Le Groupe Hospitalier Universitaire Paris psychiatrie et neurosciences est né le 1er janvier 2019 des rapprochements des hôpitaux Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse. Leader dans le soin, l'enseignement et la recherche portant sur les maladies mentales et le système nerveux, le GHU Paris emploie 5600 hospitaliers répartis dans 100 sites parisiens, ainsi que des unités à dimension médico-sociale dans le 91 et le 93.

Le GHU Paris assure la prise en charge de proximité, de recours et de spécialité des Parisiens dans toutes les disciplines associées à la santé mentale et au cerveau au sein de 170 structures réparties dans la capitale.

Rejoindre le GHU Paris, c'est intégrer une communauté hospitalière engagée qui prend soin des professionnels qui prennent soin des patients. #jechoisisleGhuParis
/ LinkedIn Ghu Paris / Instagram @ghu_paris
Siège : Site Sainte-Anne, 1 rue Cabanis 75014 Paris

Le GHU Paris s'engage pour une politique inclusive, tous les postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap.

Le GHU Paris est signataire de la Charte pour la santé mentale au travail

Découvrez tous les avantages d'intégrer notre hôpital en cliquant sur ce lien

DESCRIPTION PÔLE/SERVICE
Présentation générale du pôle :

Le Pôle Psychiatrie Précarité est un pôle du GHU Paris Psychiatrie et Neurosciences. Il est composé de 6 structures internes :

- Le service d'appui « Santé Mentale et Exclusion Sociale » (SMES), composé lui-même de 2 unités fonctionnelles : l'Equipe Mobile Psychiatrie-Précarité (EMPP Sud) et l'unité « Atelier et Chantiers Thérapeutiques ».

- Les EMPP Nord de Paris, 3 équipes réparties en territoires bien définis.
- La consultation pour migrants, CAPsyS.
- La PASS généraliste en milieu psychiatrique.
- L'unité fonctionnelle de formation, de recherche et d'enseignement

- L'unité Psychologues, consultations avancées en structures AHI, mesure 9 du Ségur.

De plus, le pôle porte la valence sanitaire du dispositif « Un Chez Soi d'Abord »

Vous trouverez en suivant le lien une description du pôle :

DESCRIPTION DU POSTE

MISSIONS GÉNÉRALES
Organisation et gestion des tâches et obligations administratives relatives à l'accueil et au parcours des usagers ainsi qu'aux missions du pôle Psychiatrie-Précarité et plus particulièrement de la coordination du pôle

MISSIONS DETAILLEES
SECRETARIAT DE L'UNITE FORMATION ENSEIGNEMENT RECHERCHE A POUR MISSION DE :

- Accueillir physiquement et téléphoniquement les divers publics (patients, familles, professionnels, etc.)

- Informer, orienter et filtrer les appels et demandes téléphoniques internes et externes
- Rassembler et coordonner les différentes demandes

- Assurer la gestion de 2 plannings Outlook, l'un pour l'activité publique, l'autre pour l'activité libérale, et gestion des RDV médicaux (prises de RDV, annulations, reports)

- Rédiger et mettre en forme divers documents (courriers, certificats médicaux, etc.) + dictées vocales

- Rendre compte de l'activité médicale (saisie des données)
- Prendre des notes pour la rédaction des comptes rendus de réunions
- Instruire le dossier patient informatisé HM (création, tenue et classement)

- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identito-vigilance

- Créer les outils adéquats (tableaux de bord) pour statistiques internes, rapport d'activité

- Rechercher les informations nécessaires des patients connus d'autres hôpitaux (CRH) dans le respect du secret médical

- Commander les ambulances GHU (PTAH) ; appel Taxi pour patients si besoin
- Commander et gérer les besoins en interprètes si besoin (rare)

- Gérer les fournitures de bureau, les timbres (en coopération avec le vaguemestre), les tickets restaurant et suivre la maintenance des locaux (usage de CARL master, CARL Flash), en étroite collaboration avec la cadre de pôle

- Gérer et organiser les réunions d'équipe par Microsoft Team si besoin

Spécificités du poste :

- Assurer les contacts téléphoniques et courrier pour taches universitaires (enseignement et recherche et activités fédératives

- Participer à l'organisation et gérer le planning des divers enseignements en particulier Diplôme d'Université (planning intervenants, examens etc.) mais aussi formations partenaires

- Gestion et prévention des conflits d'agenda du PUPH entres les différentes activités ; soins, enseignement recherche, fédératif

- Organiser et participer à la réunion enseignement recherche pour informations des appels d'offres pour projets de recherche ; contact avec le centre de recherche du GHU

- Recueil et information des publications communications au sein du pôle de l'ensemble des interventions enseignements, publications, communications interventions du personnel du pôle (travail sous la direction des deux personnels PUPH ; participation à la diffusion des réalisations dans ces domaines du pôle

MISSIONS SECRETARIAT DE LA COORDINATION DE POLE :

- Accueil physique et téléphonique

- Secrétariat de la coordination : de la cheffe de pôle et de l'assistante de pôle. Missions spécifiques

- Rédaction et/ou traitement des courriers, saisie tenue et suivi des comptes rendus, archivage

- Centralisation des informations du pôle et de l'établissement, transmission de l'information aux professionnels concernés

- Assurer un appui technique pour HM

- Saisir le planning des médecins du pôle (e-gtt Médical) en coopération avec les secrétaires

- Actualiser le classeur cyberattaque
- Superviser la salle d'attente, en étroite collaboration avec son collègue
- Participer à la démarche qualité

- De plus, relai du secrétaire du SMES en son absence

- A titre exceptionnel, assurer un remplacement ponctuel entre secrétaires si besoin de garantir la continuité de service

Contraintes du poste :

- Organiser ses vacances avec ses collègues secrétaires du pôle pour la continuité de la fonction (présence obligatoire d'une secrétaire pour tout le pôle)

- Accepter une journée de mise en situation avant le recrutement
- Bureau en commun avec un autre secrétaire

PROFIL
Compétences requises :

- Discrétion et respect de la confidentialité
- Rigueur, méthode, sens des responsabilités et de l'organisation
- Disponibilité, souplesse, constructivité

- Sens de la répartition des tâches pour une organisation de la continuité du poste

- Maîtrise des outils informatiques (Outlook, Word, Excel, Carl, Logon, Microsoft Teams Zoom etc.)

- Aptitudes rédactionnelles (orthographe, syntaxe) ; si possible anglais courant

- Aptitudes relationnelles et sens du travail en équipe pluri-professionnelle

Modalités de recrutement :

- Mise en stage et titularisation, mutation, détachement, ou CDD puis CDI
- Salaire selon la grille de la FPH (plus prime Ségur)

- Congés : 28 jours de congés par an, 15 TT dont un jour de solidarité
- Partenariat avec réseau de crèches
- Accès au CGOS
- Tickets restaurant par jour de présence