Executive Assistant H/F

Présentation de la société

Nous recherchons pour l'un de nos clients, un cabinet d'avocats d'affaires international de premier plan situé à Paris, un(e) Assistant(e) de Direction Senior – Word Processing & Business Support (H/F), dans le cadre d'un recrutement en CDI.

Au sein d'un environnement international exigeant, vous accompagnerez une équipe de professionnels dans la gestion quotidienne de leurs activités, avec une forte dimension de production documentaire, de support opérationnel et de coordination.

Description

Production documentaire & Word Processing

• Créer, modifier et mettre en forme des documents professionnels complexes.
• Assurer la production, l'harmonisation et la finalisation de documents volumineux.
• Utiliser les fonctionnalités avancées de Microsoft Word : styles, sections, pagination, tableaux, sommaires automatiques et suivi des modifications.
• Garantir la qualité, la cohérence et la présentation des documents produits.
• Travailler sur des documents majoritairement rédigés en anglais.

Gestion et optimisation des documents PDF

• Créer, modifier et mettre en forme des fichiers PDF avec Adobe Acrobat.
• Concevoir des formulaires PDF remplissables avec champs interactifs .
• Réaliser des assemblages, conversions et réorganisations de documents.
• Assurer la finalisation de supports professionnels dans le respect des standards de qualité attendus.

Assistanat de direction & Business Support

• Accompagner une équipe de collaborateurs dans la gestion de leurs activités quotidiennes.
• Organiser, coordonner et prioriser les différentes demandes.
• Anticiper les besoins et apporter un soutien opérationnel proactif.
• Gérer plusieurs sollicitations simultanément dans un environnement rythmé.
• Participer à l'optimisation des méthodes de travail et à la fluidité de l'organisation.

Exigences

Vous justifiez d'une expérience confirmée en assistanat de direction, assistanat d'équipe ou Business Support , idéalement acquise dans un environnement international exigeant : conseil, audit, finance, banque d'affaires, cabinet d'avocats ou services professionnels.
Compétences indispensables :

• Maîtrise experte de Microsoft Word , notamment de ses fonctionnalités avancées de mise en forme.
• Excellente maîtrise du Pack Office.
• Très bonne connaissance d' Adobe Acrobat , idéalement avec une expérience concrète dans la création de formulaires PDF.
• Très bon niveau d'anglais écrit, permettant de travailler quotidiennement sur des documents professionnels.
• Excellentes capacités d'organisation, de coordination et de gestion des priorités.

Une connaissance d'Elite 3E serait appréciée.
Aucune expertise juridique spécifique n'est nécessaire pour réussir à ce poste.

Vos qualités personnelles

Au-delà de vos compétences techniques, nous recherchons une personnalité autonome, proactive et affirmée, capable de prendre pleinement sa place au sein d'une équipe.
Vous êtes reconnu(e) pour :

• Votre sens de l'anticipation et votre réactivité.
• Votre capacité à gérer les urgences et à arbitrer les priorités.
• Votre assurance professionnelle et votre diplomatie.
• Votre aptitude à communiquer avec des interlocuteurs exigeants.
• Votre rigueur, votre fiabilité et votre souci du détail.
• Votre capacité à proposer des solutions et à prendre des initiatives.

Vous appréciez les environnements stimulants où l'excellence opérationnelle, l'autonomie et l'esprit d'équipe sont essentiels.

Avantages

• Intéressement
• Tickets restaurant
• Télétravail
• Environnement

Pourquoi rejoindre ce poste ?

Vous intégrerez un environnement de haut niveau au sein duquel votre expertise bureautique, votre sens de l'organisation et votre capacité d'anticipation seront pleinement valorisés.
Vous occuperez un rôle clé dans le fonctionnement quotidien de l'équipe, avec des missions diversifiées et une véritable autonomie.
Vous êtes un(e) Assistant(e) de Direction expérimenté(e), particulièrement à l'aise avec Word et Adobe Acrobat, et souhaitez mettre votre expertise au service d'une équipe exigeante ?
Nous serons ravis d'étudier votre candidature !