Office Manager (H/F)

Description du poste

Rattachement hiérarchique

Le poste est rattaché à la Direction Générale et travaille en étroite collaboration avec :

• la Direction Générale

• la Direction Financière

• la Direction des Ressources Humaines

Missions principales

1. Accueil et gestion du siège

• Assurer l’accueil physique des visiteurs et collaborateurs

• Gérer l’accueil téléphonique et orienter les interlocuteurs

• Gérer le courrier entrant et sortant

• Assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau

2. Gestion administrative

• Assurer le suivi administratif général du siège

• Organiser et gérer les agendas, réunions et séminaires de la Direction Générale

• Préparer et coordonner les déplacements professionnels (réservations, logistique, planning)

3. Support à la Direction Financière

• Participer au suivi administratif des reportings

• Contribuer au suivi de la facturation

• Assurer la coordination administrative avec les équipes internes et partenaires

4. Support à la Direction des Ressources Humaines

• Participer à l’organisation des formations des collaborateurs

• Contribuer à la participation de l’entreprise à des forums étudiants et événements écoles

• Accompagner les processus d’onboarding des nouveaux collaborateurs

5. Coordination logistique

• Organisation logistique des réunions, séminaires et événements internes

• Coordination des prestataires et fournisseurs liés à la vie du bureau

• Veille au bon fonctionnement des équipements et des espaces de travail

Profil recherché

Profil recherché :

Formation

• Formation Bac+2 à Bac+5 en assistanat, gestion, administration ou équivalent

Expérience

• Expérience significative (3 à 5 ans minimum) sur un poste similaire : Office Manager, Assistant(e) de direction ou Assistant(e) administratif(ve)

Compétences

• Excellentes capacités d’organisation et de gestion des priorités

• Très bonnes compétences administratives et rédactionnelles

• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office / outils collaboratifs)

• Anglais courant impératif

Qualités personnelles

• Sens du service et excellent relationnel

• Rigueur et fiabilité

• Discrétion et sens de la confidentialité

• Capacité à travailler en transversal avec plusieurs directions

• Autonomie et proactivité