Secrétaire Chef de service - H/F

Secrétaire Chef de service - H/F req823 Au cœur de l'INOG, les équipes développent des protocoles de soins novateurs ainsi que des programmes de recherche clinique et fondamentale pour optimiser le diagnostic et le traitement de ces pathologies, y compris dans les cas les plus complexes. Les patients bénéficient d'un plateau technique de dernière génération et d'une prise en charge personnalisée, gages d'un suivi médical de haute précision. Assistant Chef de Service - Institut du Nerf Optique et du Glaucome (INOG) H/FL'Institut du Nerf Optique et du Glaucome (INOG), dont l'ouverture est prévue en septembre 2025 est un nouveau pôle dédié aux patients atteints de glaucome et maladies du nerf optique. Vous évoluerez dans un cadre de travail stimulant et exigeant - une équipe dynamique, engagée, ouverte sur l'international, vous collaborerez avec des médecins-chercheurs. Le site, neuf et moderne, offre en outre un environnement agréable (à proximité du parc des Buttes-Chaumont) propice à l'épanouissement professionnel

VOS MISSIONS PRINCIPALES

Votre mission principale en tant qu'Assistant(e) Chef de Service de l'INOG consiste à accompagner le Chef de service (Pr Alain Bron), son adjoint, ainsi que l'ensemble du service dans la coordination administrative et logistique de l'Institut. Véritable pivot de l'organisation, vous veillez au bon fonctionnement quotidien du service et facilitez les interactions internes et externes (équipes médicales, instances scientifiques, partenaires, etc.) À ce titre, vous serez notamment chargé(e) de : Gérer des agendas complexes

• Planifier et optimiser l'agenda du Chef de service et de son adjoint (rendez-vous cliniques, réunions stratégiques, déplacements professionnels), en anticipant les priorités et en ajustant en cas d'imprévus
• Vous assurez également le filtrage des appels téléphoniques et des emails, et prenez en charge la correspondance courante, garantissant une communication fluide en interne comme en externe
• Organiser la vie du service et les événements scientifiques
• Préparer et coordonner les réunions d'équipe, congrès, enseignements postuniversitaires (EPU) et autres manifestations (séminaires, formations), en gérant la logistique de A à Z.
• Vous planifiez les sessions, coordonnez l'ordre du jour, assurez la diffusion des supports (présentations, comptes rendus) et faites le lien avec les intervenants et participants.

Assurer l'interface et la coordination

• Servir de point de contact privilégié pour le service auprès des interlocuteurs externes et internes.
• Vous gérez les relations avec l'association liée à l'INOG et les instances scientifiques (sociétés savantes, comités de recherche), en facilitant les échanges d'informations et la planification des projets communs.
• En interne, vous travaillez en lien étroit avec l'équipe médicale (ophtalmologistes, chercheurs…) et les services supports de l'hôpital, assurant la circulation des informations et le suivi des dossiers transverses (parcours patients, études cliniques, etc.).

Soutenir la gestion administrative et opérationnelle du service

• Prendre en charge le volet administratif : rédaction et mise en forme de documents (comptes rendus de réunions, rapports, notes de service), mise à jour des documents officiels et procédures, classement et archivage des dossiers médicaux ou administratifs
• Vous veillez au suivi des contrats et budgets du service (traçabilité des dépenses, petites commandes courantes) et pouvez être amené(e) à élaborer des tableaux de bord de suivi d'activité pour le Chef de service
• Vous contribuez à la gestion des plannings de l'équipe administrative et à la répartition des tâches, tout en supervisant les commandes de matériel et de fournitures nécessaires au bon fonctionnement de l'Institut.

Contrat : CDI à temps plein Lieu : Institut Nerf Optique et Glaucome - 7 rue de l'Atlas, Paris 19e. Horaires : 37 heures par semaine, 1 RTT par mois Rémunération : Suivant l'expérience (reprise à 50%) et la CCN 51 : fourchette comprise de 2532, 48 euros bruts à 3 108.01 euros bruts mensuels Accès : Métro Belleville - Lignes 2 et 11 | Bus Arrêt Atlas - Ligne 26 ou Arrêt Belleville - Lignes 20 et 71 Avantages : politique de formation ambitieuse : parcours professionnalisant, restaurant d'entreprise mutuelle employeur, CSE attractif (chèques vacances, chèque culture, participation frais de garde d'enfant, cartes cadeaux, subvention sport…), remboursement à 50% du Passe Navigo/mobilité durable Profil: Ce poste est fait pour vous si :

• Vous savez gérer des informations sensibles avec professionnalisme.
• Vous avez le sens du contact, faites preuve d'empathie et de diplomatie dans vos échanges quotidiens.
• Vous êtes méthodique et fiable, vous savez prioriser les tâches et ne laissez rien au hasard.
• Vous faites face aux imprévus avec sang-froid et savez ajuster rapidement l'organisation en conséquence.
• Vous utilisez avec aisance les logiciels courants (suite Office, messagerie), les agendas partagés et autres outils collaboratifs pour gagner en efficacité.
• Vous aimez évoluer dans un environnement hospitalier de pointe, en lien avec des sujets de haute technicité et innovation.

Vous vous reconnaissez dans nos valeurs : Soigner, Transmettre, Innover. Notre hôpital s'engage en faveur de la diversité et de l'inclusion. Toutes nos offres d'emploi sont ouvertes aux personnes en situation de handicap. Si vous êtes concerné(e), n'hésitez pas à nous faire part de vos besoins spécifiques au cours du processus de recrutement afin que nous puissions envisager les aménagements nécessaires pour vous accueillir dans les meilleures conditions. Linkedin : @Hôpital Fondation Adolphe de Rothschild / X (Twitter) : @FondARothschild / Youtube : @hopitalfondationrothschild / Instagram : @hopitalfondationrothschild / Facebook : @ Hopital.FondationAdeRothschild / Tik Tok : @hopi.tok Hôpital Fondation Adolphe de Rothschild Notre établissement : L'Hôpital Fondation Adolphe de Rothschild est un établissement hospitalo-universitaire de référence dans le domaine des pathologies tête et cou qui s'engage auprès de ses équipes comme de ses patients. Notre établissement propose des parcours professionnalisants et une politique de formation ambitieuse et innovante. Etablissement privé à but non lucratif, il agit en faveur du handicap et lutte contre les discriminations. Travailler dans un environnement agréable, situé à proximité du parc des Buttes Chaumont, dynamique et humain dans lequel vous pourrez poursuivre l'apprentissage de votre métier vous motive ? Apportez votre contribution, rejoignez-nous ! Paris Certificat de Secrétaire médical ou médico-social(e) Expérimenté (2 à 5 ans) CDI Secrétaire médicale