Responsable Accueil (Manager)

FINALITE DU POSTE

Rattaché(e) à la Direction des Services aux Membres, le Responsable Accueil a la responsabilité de l'accueil des Membres au quotidien. Il/elle supervise les équipes en charge de l'accueil au contrôle à l'entrée et de l'accueil au Pavillon Tennis. Il/elle aura pour principales missions de s'assurer de la qualité de l'accueil, et de l'efficacité du contrôle à l'entrée du site ainsi que du respect des règles du Club par les Membres. Ces missions s'effectuent principalement au pavillon tennis.

MISSIONS

Sur ce périmètre, ses principales missions sont :

ACCUEIL ET INFORMATION DES MEMBRES

Il/elle :

• met en place les conditions pour un accueil de qualité, selon un standard défini par la DSM pour l'information et l'orientation des Membres,
• avec l'équipe accueil Pavillon Tennis, conseille, promeut et inscrit les Membres aux activités sportives encadrées,
• aide les équipes accueil à gérer les réclamations des Membres et propose des solutions en accord avec la DSM,
• enregistre, avec les équipes accueil, les réservations des courts,
• assure, avec les équipes accueil, les ventes de produits et gère les demandes de cordage,
• gère sa propre caisse,
• s'assure du respect par les équipes accueil des règles et principes définis et rend compte à la DSM des difficultés rencontrées,
• s'assure du respect des règles par les Membres, en leur rappelant ces règles et en relevant les infractions,
• organise des tours de site en période de forte affluence avec les équipes accueil. En cas de difficulté avec un Membre, il/elle fait appel au Directeur de permanence.

ADMINISTRATION

Il/elle :

• s'assure que l'ensemble des demandes, adressées via la boîte mail de l'accueil du TIR, a bien été traité par les chargés d'accueil ou par lui/elle-même dans les délais impartis,
• assure et organise les plannings des chargés d'accueil du Pavillon Tennis et du contrôle,
• assure, avec les équipes accueil, les inscriptions des Membres aux activités sportives, stages, animations,
• supervise et vérifie que tous les sujets et missions administratives des chargés d'accueil et/ou de l'assistant de la DSM sont menés à bien et propose des actions d'amélioration,
• participe au recrutement et s'assure du bon déroulé de la formation des nouveaux chargés d'accueil et les accompagne durant leur période d'intégration,
• participe à la création et à la mise à jour des procédures en relation avec la DSM et l'assistant de la DSM afin d'améliorer la qualité de service et, si besoin, forme les chargés d'accueil pour la bonne application de celles-ci,
• envoie un suivi régulier des inscriptions / encaissements des activités sportives / statistiques, aux services concernés (Sport Secrétariat et Finance),
• gère le suivi des impayés et relance les Membres concernés avec les chargés d'accueil (activités sportives, culturelles et stages),
• modifie les factures des Membres en fonction de leurs demandes et selon les règles définies,
• gère les stocks des articles de la boutique et des balles de tennis ainsi que du matériel sportif mis à la disposition, loué ou vendu aux Membres et, le cas échéant, passe les commandes nécessaires selon les règles définies,
• s'assure avec l'assistant de la DSM que les différentes fonctionnalités du logiciel métier sont maitrisées par les chargés d'accueil.

CONNAISSANCES ET SAVOIR-FAIRE :

- Maîtrise des outils bureautiques (logiciel de gestion des Membres, Word, Excel, Outlook), Du mercredi au dimanche. Lundi et mardi : jours de repos

SAVOIR-ETRE :

• Souriant(e), dynamique, excellent relationnel, sens de l'accueil et du service
• Excellente présentation
• Bonne élocution, qualités d'expression (orales et écrites) et d'analyse
• Bonne gestion du stress, fermeté et calme dans la gestion des conflits
• Pro-actif, autonome, rigoureux
• Connaissances tennistiques serait un plus

EXPERIENCE :

• Expérience de 5 ans minimum dans un poste administratif et d'accueil
• Expérience en management de 2 ans minimum dans un poste similaire
• Expérience en milieu associatif serait un plus