Responsable du Département PASS-L.AS F/H

Poste

RÉSUMÉ DU POSTE

• Piloter et organiser toutes les opérations administratives et de scolarité liées au PASS et à la Mineure santé des L.AS,
• Organiser le concours Accès santé
• Assurer le management, l’organisation et le pilotage du département
• Préparer et participer à la mise en œuvre de la future Licence Parcours Santé

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D'ACCUEIL DU POSTE

Forte de ses 32 000 étudiant.e.s, 35 laboratoires de recherche et 5 700 chercheur.e.s, enseignant.e.s chercheur.e.s, personnels administratifs et techniques, la Faculté de Santé est une des trois grandes facultés de l’université Paris Cité. Elle est constituée de trois UFR - médecine, odontologie et pharmacie et d'un département interne de maïeutique.

La faculté de santé regroupe des pôles qui accompagnent l’activité des UFR, leurs départements formation et les laboratoires de recherche :

• Pôle Recherche et Innovation
• Pôle Formation et Vie Etudiante
• Pôle Relations internationales
• Pôle Ressources humaines
• Pôle Finances et achats
• Pôle Organisation et Qualité
• Cellule Communication
• Pôle Affaires juridiques et institutionnelles

Au sein du pôle Formation et Vie étudiante, le Département PASS/LAS a pour ambition de:

• contribuer à la réussite des étudiants en leur offrant un service de gestion performant et bienveillant ;
• améliorer les prestations proposées aux étudiants et leur accueil tout au long de l’année ;
• proposer un fonctionnement innovant du département en digitalisant les processus ;
• concourir à une relation efficiente entre pédagogie et administration.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

MANAGEMENT ET COORDINATION

• Manager l’équipe administrative du département composée de 5 agents (1 A et4 B)
• Accompagner l’équipe dans le développement des compétences individuelles et collectives afin de garantir la continuité de l’activité
• Construire, piloter et animer une démarche de sécurisation et d’amélioration continue au service des étudiants en accès santé, en lien avec les UFR porteuses de Licences Accès Santé sur la mineure santé
• Anticiper, coordonner et mettre en œuvre l’activité du département en lien avec les responsables pédagogiques
• Coordonner la poursuite d’étude avec les UFR de santé, le département de Maïeutique et les écoles partenaires
• Participer aux relations avec les autres établissements ou écoles partenaires (ESF, IFSI, kinésithérapie, Inalco…)

ORGANISATION GENERALE DU PASS-L.AS

• Participer à la construction et la mise en œuvre de la future Licence Parcours Santé
• Planifier, sécuriser et garantir la continuité du processus en organisant, en collaboration avec les autres pôles facultaires et avec les responsables pédagogiques :
• La préparation des actes règlementaires (MCCC, arrêtés, PV, courriers)
• La préparation des calendriers de gestion, soutenables au regard des contraintes liées à la règlementation et aux moyens (financiers, humains et logistiques)
• La modélisation du parcours de formation dans Apogée, des structures d’enseignement (MCCC, charge d’enseignement…)
• La planification des enseignements, heures d’enseignement et coordination avec les équipes techniques et audiovisuels
• Le pilotage général des enseignements disponibles sur Moodle
• L’accompagnement et coordination des équipes pédagogiques

GESTION ET DE SUIVI DES ETUDIANTS

• Organiser le travail de l’équipe du département pour :
• Assurer un guichet unique d’accueil efficace (physique, téléphonique et email) et conformément aux attentes des étudiants
• Assurer l’ensemble des activités de gestion administrative liées à la scolarité des étudiants
• Accompagner et suivre les étudiants tout au long de l’année
• Organiser les aspects logistiques liés à l’activité
• Assurer une communication régulière, cadrée et sécurisée à l’ensemble des étudiants et des équipes pédagogiques
• Organiser, participer et sécuriser la bonne tenue des examens écrits et oraux
• Organiser, préparer, participer et sécuriser la tenue des jurys Accès Santé
• Participer aux évènements de promotion de l’accès santé organisés par l’établissement (Olympiades, JPO..)

ACTIVITES TRANSVERSES

• Analyser l’activité liée à la scolarité via des indicateurs d’activité, et proposer des amélioration de gestion
• Avoir un rôle de conseil, d’appui à la décision et d’expertise auprès de la direction du pôle Formation et Vie étudiante
• Assurer un reporting régulier qualitatif et quantitatif à sa hiérarchie
• Assurer une veille règlementaire et de l’état de l’art des pratiques nationales du domaine

Activités susceptibles d'évoluer en fonction du projet d'établissement

Encadrement Oui

Conditions particulières d'exercice

Rythme de travail soutenu et discontinu, comportant des périodes très denses (ex : rentrée universitaire, examens de fin de période...)

• Examens et Concours à organiser (18 jours d’examens) et déplacements à prévoir plusieurs fois par an (au moins 7) dans des sites extérieurs en Ile de France (Villepinte, Rungis, Noisy- Le Grand …) demandant une implication importante – jusqu’à 6h30- 22h30 hors transports

Travail le week-end pendant la période du concours

Participation à la JPO et Olympiades et éventuellement d’autres évenements de la faculté de Santé

Profil

Connaissances

• Politique de formation (notamment dans le secteur de la santé)
• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche
• Connaissance de l’écosystème universitaire et des parties prenantes
• Méthodologie de conduite de projet
• Compréhension des objectifs et projets de l'établissement

Savoir-faire – Compétences opérationnelles

• Savoir manager
• Savoir mobiliser et animer une équipe
• Gérer l’activité du département en tenant compte du calendrier et d’un cadre de gestion contraint
• Assurer l’animation d’une équipe et accompagner au changement
• Rédiger des rapports ou des documents
• Maitriser les techniques de communication écrites et orales, et d’animation
• Prévenir et gérer les conflits ou situations délicates

Savoir-être – Compétences comportementales

• Travailler en équipe et savoir fédérer
• Faire preuve de rigueur, de fiabilité, de réactivité
• S’assurer du respect de la confidentialité
• Avoir un bon sens du relationnel et de l’écoute
• Faire preuve d’initiative et d’esprit de synthèse
• Faire preuve de la diplomatie

Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant)

• Niveau I - Bac+5, Master, diplôme d'ingénieurs ou diplôme équivalent et Bac+8 Doctorat ou diplôme équivalent

Cadre de l'offre d'emploi

Catégorie A

Personnel non enseignant (BIATSS) BAP J - Gestion et Pilotage

Corps IGE RF - INGENIEUR D'ETUDES (RECH ET FORM)

Emploi-type REFERENS

Chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel

Date souhaitée de prise de fonction 01/09/2026

Localisation ou site du poste Les Cordeliers (75006)

Zone à Régime Restrictif Non

Susceptible d’être vacant Oui