Assistant.e au protocole
Secteur
Spectacle vivant VIVANT (Théâtre/Danse/Musique du Monde/Musique classique)Description de l'entreprise/de l'organisme
La programmation du Théâtre de la Ville compte chaque saison plus de 100 propositions artistiques, un équilibre voulu entre le théâtre et la danse, et de nombreux concerts. Le programme fait la part belle aux spectacles étrangers, aux grands noms de la scène internationale comme aux artistes présentés en France pour la première fois, et propose un volet dédié à l’Enfance et la Jeunesse. Le Théâtre de la Ville développe également des projets passerelle entre l'art, la science, la santé, le sport et l'environnement, ainsi que des activités importantes dans l'espace public. Le Théâtre de la Ville qui a réouvert après d'importants travaux de rénovation, démarre un nouveau chapitre de son histoire et comporte désormais deux entités localisées comme suit :Théâtre de la Ville - bâtiment Sarah Bernhardt situé au 16, quai de Gesvres 75180 Paris Cedex 04
Théâtre des Abbesses, 31, rue des Abbesses 75018 PARIS et continue sa collaboration avec les théâtres partenaires des saisons.
Description du poste
L’assistant(e) au Protocole participe à la mise en œuvre concrète des missions du service en lien étroit avec le Responsable Protocole. Il/Elle prend en charge l'exécution des tâches suivantes :- Organiser et assurer quotidiennement la gestion des invitations,
- Gestion des demandes et suivi des invitations et des places professionnelles en respectant les quotas définis par l’administration du Théâtre et par les contrats établis avec les Compagnies. (Suivi des mails, demandes téléphoniques (…),
- Gestion des invitations et servitudes de la Mairie de Paris,
- Gestion des invitations des partenaires médias,
- Gestion des salles : Préplacement des invités les jours de première et des autres représentations, préparation des maquettes des salles ainsi que des pochettes à billet,
- Dans le cadre de la gestion du fichier:
○ Effectuer les mises à jour du fichier protocole et de diffusion
○ Transmettre régulièrement les évolutions du fichier à la Direction Environnement professionnel:
- Rattaché(e) hiérarchiquement au Responsable du protocole
- En lien avec les responsables de l’équipe des services suivants (communication/ presse, accueil, production, RP...)
Description du profil recherché
Compétences Techniques et Savoir-faire:- Bonne connaissance du spectacle vivant et des institutions culturelles
- Connaissances d’un logiciel de billetterie est un plus comme SIRIUS
- Bonne connaissance de l’anglais
- Disponibilité (parfois en soirée ou week-end)Savoir-être et qualités relationnelles (capacité d’écoute, dialogue, adaptation):
- Dynamisme, sens de l’accueil, rigueur
- Capacité à travailler en équipe
- Rigueur, discrétion
- Travailler en équipe
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