Assistant.e administratif.ve et de coordination

L’objectif de ce stage est de monter en compétences sur la planification administrative et la coordination de projets de sensibilisation et de formation, auprès d’entreprises, de collectivités publiques et d’établissements d’enseignement supérieur.

Tou.tes les salarié.es d’Hally, stagiaires compris, sont également formé.es à la co-animation d’ateliers de sensibilisation.

Vos missions

Gestion administrative et coordination environ 80 % du temps

• Planification des ateliers de sensibilisation et de formation, en coordination avec la Responsable des formations.
• Gestion administrative via Dendreo, notre Training Management System : vérification et dépôt des attestations, suivi des émargements et des conventions, programmation des contenus en amont et après les ateliers, création et suivi des questionnaires d’auto-positionnement, de satisfaction et de validation des acquis, analyse des données, rédaction de rapports, remontée des indicateurs en interne et auprès des client.es.
• Structuration et automatisation des outils de suivi : création ou amélioration de fichiers de pilotage, notamment le tableau de traitement des réclamations et dysfonctionnements, optimisation des process internes du pôle formation.
• Préparation des contenus : adaptation des supports au contexte de chaque client, mise à jour des ressources internes, fiches formateur.rices, questionnaires.
• Suivi des ateliers et points de bilan : dépouillement et analyse des questionnaires, recherche des causes lorsqu’un atelier n’a pas atteint ses objectifs, rédaction des documents de bilan avec des recommandations pédagogiques.
• Relances client.es : suivi des conventions à signer, des questionnaires et des documents manquants.
• Suivi Qualiopi : suivi opérationnel et respect des exigences de la certification, rédaction de documents, coordination logistique.

Conseil et création de contenus environ 15 % du temps

Participation ponctuelle aux missions de conseil : relectures, mise en forme de présentations, proposition de nouveaux contenus, selon votre appétence et le temps disponible.

Animation d’ateliers environ 5 % du temps

Co-animation d’ateliers, avec une formation à la prise de parole en public et à l’animation de sensibilisations sur les violences sexistes et sexuelles, le harcèlement moral et les discriminations, selon votre appétence et le temps disponible.