Assistant.e d'administration

Secteur

Formation professionnelle / Formation d’acteur

Description de l'entreprise/de l'organisme

Fondée en 2008, l’École de la Respiration Sandra-Romond (E.R.S.R.) transmet la méthode de la respiration physiologique profonde créée et développée par Madame Paule Metge-Sandra et Jean-Pierre Romond.
Organisme de formation certifié Qualiopi depuis juillet 2020, E.R.S.R. propose des stages de pratique de la respiration physiologique destinés aux artistes du spectacle, comédiens, circassiens, danseurs, musiciens, chanteurs en quête d’approfondir la base de leur pratique. Ces stages permettent au public bénéficiaire d’apprendre à gérer leur effort physique et vocal et d’acquérir de l’envergure dans leur pratique artistique.

Description du poste

Sous la responsabilité de la Directrice pédagogique et de gestion d’E.R.S.R., l’Assistant.e d’administration prendra en charge la gestion quotidienne administrative de l’Association.
Dans ce cadre, il/elle assurera les missions suivantes :

Gestion budgétaire & Trésorerie :
- Suivi budgétaire sur Excel (recettes / dépenses)
- Suivi des encaissements / décaissements
- Archivage des factures d’achat et de vente
- Négociations, devis et facturation Clients
- Facturation sur le logiciel MaCompta
- Lien avec le cabinet comptable pour le suivi des contrats
- Gestion des notes de frais
- Participation au montage budgétaire (budget général, budget des stages collectifs)
- Lien avec la banque

Formation professionnelle :
- Suivi des dossiers de financement (France Travail, OPCO...)
- Rédaction des conventions de formation (particuliers, écoles, entreprises)
- Récolte et classement des justificatifs Qualiopi
- Déclaration annuelle du Bilan Pédagogique et Financier
- Veille sectorielle

Social :
- Transmission des éléments de paie au cabinet comptable (la paie étant externalisée)
- Suivi du dossier AMET, médecine du travail
- Mise à jour du DUERP

Gestion associative :
- Courrier, archivage
- Lien avec la Maison des Associations
- Organisation et rédaction des documents liés aux Assemblées générales
- Déclarations en préfecture

Communication (optionnel) :
- Mise à jour du site internet
- Publications Instagram, Facebook, LinkedIn
- Création d’éléments de communication pour les stages collectifs
- Newsletters mensuelles

La liste des missions ci-dessus n’est pas exhaustive.

Description du profil recherché

Titulaire d’un diplôme BAC+2/3 spécialisé en administration et gestion des entreprises, vous saurez justifier d’une 1ère expérience réussie (y compris un stage) en administration et/ou assistanat comptable. L’expérience dans le domaine de la formation continue et/ou du spectacle vivant est vivement souhaitée.

Compétences techniques :
- Polyvalence dans la gestion administrative
- Maîtrise de la bureautique (Word, Excel) : indispensable
- Excellente communication orale et écrite : indispensable
- Connaissance du fonctionnement des associations loi 1901 (souhaité)
- Connaissances du fonctionnement des organismes de formation certifiés Qualiopi (souhaité)

Savoir-faire :
- Rigueur administrative et financière
- Capacité d’écoute, d’analyse et d’innovation
- Capacité d’autonomie et d’anticipation
- Capacité d’adaptation et d’apprentissage
- Force de proposition : orienté solutions, curiosité et résolution de problèmes
- Sens des responsabilités