Secrétaire d'agence F/H
Définition du poste
Au sein de l’agence Commerces, le.la Secrétaire assure l’assistanat du Responsable d'Agence. Il.elle organise, coordonne la transmission et la rédaction des informations du service.
Missions principales :
- Réceptionner, trier et distribuer le courrier et les parafeurs de l'Agence. Veiller à l'archivage des documents ;
- Gérer les communications téléphoniques et l’agenda du chef d’agence ;
- Organiser des rendez-vous, mettre en place des réunions et gérer les communications téléphoniques ;
- Suivre et traiterles réclamations des locataires ;
- Participer à des réunions de service, rédiger le compte-rendu et en assurer la diffusion auprès du service ;
- Saisir, mettre en forme et rédiger des notes et documents. A ce titre, procéder à l'actualisation des documents et faire des analyses et synthèses de dossiers pour son responsable ;
- Gérer les informations ou les données concourant à la décision (recueil, tri, saisie, mise en forme, archivage) et assurerla préparation des tableaux de bords transversaux et en assurerleurs suivis ;
- S'assurer de la disponibilité des moyens matériels nécessaires à l'activité de l'Agence.
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