Gestionnaire administratif et pédagogique F/H

Poste

Fonctions : Gestionnaire administratif et pédagogique
Emploi-type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative
Catégorie : B
Corps : Tech
BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 1 an).

A pourvoir à compter du 1er mai 2026.

Mission :

Placé-e sous la responsabilité hiérarchique du responsable administratif du département, la ou le gestionnaire a pour mission de réaliser des actes de gestion administrative et pédagogique du département dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion de scolarité.

Activités principales : (en Master Sciences Cognitives – en collaboration étroite avec la scolarité du master à l’Université Paris Cité

Gestion pédagogique

• Inscrire pédagogiquement dans le logiciel de scolarité apogée les étudiant-es
• Vérifier les inscriptions pédagogiques dans l’outil de scolarité Apogée
• Contrôler et valider les contrats pédagogiques
• Suivre les plannings d’enseignement, saisir des demandes de réservations de salles auprès du service du planning de l’université, gérer des changements de salles
• Préparer les examens, les partiels et les consultations de copies: élaborer des calendriers, réserver des amphis, créer des listes d’émargement et d’anonymat
• Préparer les jurys: lancer les calculs, éditer et vérifier les procès-verbaux, participer aux délibérations
• Éditer des relevés de notes et des attestations de réussite

Gestion administrative

• Inscrire administrativement les étudiant-es: vérifier les dossiers, valider les pièces-justificatives dans Apogée
• Gérer les transferts et les remboursements
• Procéder aux contrôles et aux modifications des inscriptions administratives dans le cadre des enquêtes SISE en collaboration avec la responsable administrative
• Accueillir physiquement et téléphoniquement les étudiant-es et les enseignant-es
• Répondre aux messages électroniques des étudiant-es et des enseignant-es
• Gérer les conventions de stage, suivi des dossiers, veille réglementaire

Autres activités :

• Gestion des dossiers de recrutement des intervenants extérieurs du Master Cog-Sup pour les heures complémentaires et mise en paiement par la DRH
• Réaliser des statistiques
• Participer à l’organisation de taches ponctuelles du Département (semaine d’accueil à la rentrée de Septembre, cérémonie de remise des diplômes, etc...)
• Participer ponctuellement à la gestion administrative et pédagogique du Master Management de l’Innovation

Conduite de projets : Non

Encadrement : Non

Conditions particulières d'exercice :

• Le département des Masters Transversaux est soumis au calendrier universitaire officiel.
• Les congés des personnels sont posés en conséquence et de préférence en dehors du pic d’activité. (Septembre, janvier, juin)

Profil

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Anglais minimum niveau B2

Savoir-faire :

• Capacité à interagir avec les interlocuteurs internes et externes
• Maîtrise de la langue anglaise est indispensable : capacité à communiquer avec un public non francophone
• Utilisation des outils informatiques de bureautique
• Capacité à concevoir des tableaux de bord et à réaliser des documents Word
• Maîtrise des outils informatiques pédagogiques tels que APOGEE et MOODLE
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir-être :

• Sens de l’organisation et de la coordination
• Excellent relationnel et sens du travail en équipe
• Disponibilité et réactivité
• Organisation et rigueur
• Polyvalence et capacité d’adaptation
• Sens du service public