Assistant administratif & bras droit de la Direction...

Vous assisterez la co-Directrice Générale de Tankyou sur un large éventail de sujets administratifs, opérationnels et transverses, à fort enjeu et parfois hautement confidentiels.

Vous aurez notamment en charge les missions suivantes :

Support direct à la co-Directrice Générale :

• Préparer les virements
• Suivre les dossiers
• Gérer les appels, prises d’informations et de rendez-vous
• Communiquer avec les clients et fournisseurs : relance, infos, etc.
• Support à la mise en place de process pour le lancement d’une nouvelle division de Trading
• Soutien ponctuel aux commandes de carburants en dépôts et aux ventes clients en négoce (activité de “trading”)
• Appui ponctuel aux livraisons sous-traitées (organisation du transport, négociation des prix etc.)
• Mettre à jour les indices carburants dans nos outils de gestion interne
• Missions ad-hoc selon les besoins

Suivi administratif douanier (carburants) :

• Mettre à jour quotidienne des volumes mis à la consommation (activité de “bord-à-bord’)
• Vérifier les données fournisseurs et dépôts pétroliers (activité de “bord-à-bord’)
• Suivre les bons de livraison (activité de “bord-à-bord’)
• Archiver les documents
• Suivre les certificats de durabilité (biocarburants HVO et BioGNC)

Support administratif RH :

• Gérer l'administratif des onboardings / offboardings (mutuelle, badge, médecine du travail,...)
• Suivre les notes de frais, acomptes etc.
• Préparer les documents RH : soldes de tout compte etc.

Office Management :

• Réceptionner et envoyer le courrier
• Commander les fournitures
• Scanner / classer / archiver les documents

Ces missions sont non exhaustives et pourront être amenées à évoluer et à être élargies dans le temps.

Profil recherché :

Prés-requis :

• Formation générale type école de commerce ou équivalent Master / Bac+5
• Min. 5 ans d’expérience

Compétences attendues :

• Très bonne expression écrite
• Orthographe irréprochable
• Maîtrise de la suite Office (Excel, Outlook, Word)

Qualités personnelles :

• Rigueur
• Autonomie
• Exécution rapide et fiable
• Sens de l’organisation
• Capacité à jongler entre différents types de tâches au quotidien
• Adaptabilité, débrouillardise
• Envie de grandir dans un environnement exigeant et bienveillant

Avantages et Rémunération :

• Salaire fixe : selon profil
• Avantages : CSE - Mutuelle - Remboursement des transports à 50% et/ou Forfait Mobilité Durable - Télétravail partiel possible

Process de recrutement :

• 1er tour : appel téléphonique avec Marine, notre recruteuse (15min)
• 2ème tour : entretien en visio avec Anne-Laure (co-Directrice Générale) (15 à 30min)
• 3ème tour : cas pratique à distance (1h)
• 4ème tour : entretien final en présentiel avec Edouard et Anne-Laure (co Directeurs Généraux) (1h)
• Avant validation finale, prise de référence

Toutes nos offres sont ouvertes aux personnes en situation de handicap, des aménagements peuvent être mis en place.