Chargé de gestion administrative et d'aide aux plateformes F/H (réf. SC9)

Poste

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au coeur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions.

Fonctions : Chargé.e de gestion administrative et d'aide aux plateformes
Catégorie : A
Corps : Ingénieur d'étude
BAP : J
Emploi-type : Chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Mission : La/le chargé·e de gestion administrative et d'aide aux plateformes a pour mission d'assurer le pilotage administratif, principalement financier, de la direction ainsi que l'accompagnement des plateformes de recherche au sein de Sorbonne Université.

Activités principales :

Pilotage administratif et budgétaire

• Préparer les budgets initiaux, contrôler sa répartition et installation
• Établie les tableaux de bord de suivi des financements et dépenses
• Suivre et analyser les dépenses afin de contrôler l'exécution du budget
• Suivre les états de recrutement sur les budgets de la direction
• Mettre en oeuvre les aspects budgétaires des accords-cadres avec les partenaires académiques ou conventions particulières concernant de la recherche transversale
• Répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation et les moyens de la direction
• Mettre en oeuvre la politique d'achat et les procédures d'appel d'offre le cas échéant
• Assurer une veille et contrôler l'application des règles et procédures administratives
• Assurer et contribuer à la mise en oeuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités

Support aux plateformes de recherche

• Piloter l'appel annuel de cofinancement des plateformes : définition du calendrier de l'appel, communication, organisation du dépôt des projets, préparation des réunions d'arbitrage...
• Suivre les installations et de l'utilisation des crédits accordés lors de la campagne de cofinancement, en déployant des outils pour assurer la traçabilité des dossiers
• Piloter la tarification des plateformes : aide au calcul des coûts complets et des tarifs, suivi du processus de validation des tarifs et mise à jour du statut dans la base de données
• Aider les plateformes au calcul des excédents et suivi des inscriptions et des utilisations des reprogrammations, accompagnement dans la réalisation du bilan annuel financier
• Aider les porteurs de projets dans la réponse aux appels à projets régionaux (SESAME, DIM, QIM), nationaux ou internationaux
• Accompagner les plateformes dans la réalisation et dans la réponse aux appels d'offres
• Administrer la base des données de gestion des plateformes et du portail interne
• Élaborer des modes opératoires sur le fonctionnement des activités d'accompagnement

Encadrement : NON

Profil

Connaissances transversales requises :

• Connaissance du domaine financier et comptable et des règles de la comptabilité publique
• Connaissance des réglementations applicables à son domaine d'activité professionnelle
• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université et de ses trois facultés sera un plus

Savoir-faire :

• Savoir hiérarchiser, prioriser et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
• Capacité analytique et élaboration des tableaux de bord et des suivis financiers
• Capacité de rédaction et de présentation
• Être force de proposition des améliorations

Savoir être :

• Rigueur, méthode et précision dans le travail
• Capacité de prospective et curiosité intellectuelle
• Sens du travail en équipe
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Polyvalence et capacité d'adaptation