Assistant de direction 60% OM 40% intérim 6 mois à pourvoir immédiatement

Nous recherchons pour notre client société européenne de gestion d'actifs spécialisée dans les infrastructures durables, pour une mission d'intérim de 6 mois (potentiellement renouvelable) un-e Assistant-e de direction (60%) Office Manager (40%) (H/F) anglais courant en poste à pourvoir dès que possible. Vous souhaitez travailler dans une structure à dimension internationale au sein d'une équipe soudée et solidaire ? dans un cadre situé en plein cœur de Paris ? Vous aimez la polyvalence ? Ce poste est fait pour vous ! Ce poste est essentiel pour assurer le bon fonctionnement du bureau et offrir un soutien précieux aux équipes. Cette fonction implique une assistance exécutive de haut niveau auprès des Directeurs Exécutifs / Associés Gérant(e)s, ainsi qu'un appui administratif au personnel placé sous leur responsabilité. Elle comprend également la gestion quotidienne du bureau et des services d'accueil. Pour ce faire, vous êtes en charge des missions suivantes :

• Gérer des calendriers complexes, coordonner les agendas mouvants, les e-mails, les déplacements et préparer des documents et des présentations
• Planifier et organiser les réunions convoquées par les Directeurs Exécutifs
• Organiser les voyages internationaux, établir les itinéraires et préparer les documents nécessaires aux réunions
• Prioriser les tâches efficacement, anticiper les besoins, gérer les imprévus et mener à bien les projets, même dans des délais serrés
• Accomplir des tâches administratives et d'accueil, assurer le réapprovisionnement des fournitures de bureau et soutenir le personnel dans ses activités quotidiennes
• Préparer les notes de frais, les enregistrements de factures et les demandes de paiement via la plateforme comptable Yooz, en collaboration avec le cabinet comptable
• Rapprocher les achats par carte bancaire, suivre les dépenses, vérifier les relevés, collecter les signatures et les justificatifs, et soumettre les pièces via la plateforme
• Assister dans la gestion des formalités d'embauche et le traitement des documents des nouveaux collaborateurs
• Tenir à jour des dossiers d'intégration précis et transmettre des rapports d'avancement à la direction
• Répondre aux questions des nouveaux embauchés concernant les pratiques et procédures de l'entreprise
• Superviser le fonctionnement quotidien du bureau, incluant l'administration, la gestion des fournitures et l'amélioration des locaux
• Organiser les flux de travail au bureau, planifier les horaires du personnel, transmettre les informations importantes et coordonner réunions et événements avec les parties internes et externes…

Le profil recherché : Vous justifiez d'un niveau Licence (Bac +3 minimum) d'une expérience d'au moins 7 ans dans une structure internationale sur un poste similaire et vous avez le sens du service, de bonnes capacités organisationnelles et le sens de la confidentialité. Aptitude à gérer et prioriser les tâches multiples dans un environnement en évolution constante. Votre anglais est courant (minimum) vous recevez des visiteurs internationaux au quotidien. Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques Word, Excel, Powerpoint (gestion de mails et rédaction de courriel) et avez une présentation soignée. Le sens aigu du service, la rigueur, la confidentialité et la réactivité sont les atouts de votre réussite pour ce poste.