Assistant(e) de gestion PME/PMI

Le poste :

Véritable interface entre les clients, les commerciaux, les plateformes logistiques, les transporteurs et les différents services internes, l'assistant(e) de gestion assure:

le suivi administratif et commercial des dossiers clients, garantit la fiabilité des informations saisies dans l'ERP et contribue au bon déroulement des opérations de

vente jusqu'à la facturation.

Vos missions :

1. Administration des Ventes:

- Réceptionner, contrôler et enregistrer les commandes clients (EDI, e-mails, portails

clients).

- Vérifier les prix, quantités, références et conditions commerciales avant intégration dans l'ERP.

- Suivre les commandes jusqu'à leur livraison en lien avec les plateformes logistiques et les transporteurs.

- Contrôler les bons de livraison et assurer la traçabilité des expéditions.

- Émettre les messages EDI (DESADV) et assurer le suivi des anomalies.

- Établir les factures clients et garantir leur émission dans les délais.

- Suivre les taux de service, les ruptures de stock et les indicateurs de performance.

2. Relation clients:

- Répondre aux sollicitations des clients par téléphone et par e-mail.

- Traiter les réclamations, litiges, écarts de livraison et demandes d'avoirs.

- Préparer et suivre les dossiers de contestation des pénalités logistiques.

- Assurer la coordination entre les clients, les transporteurs et les plateformes.

3. Support commercial:

- Préparer les dossiers commerciaux et les statistiques de ventes.

- Participer à la mise à jour des tarifs et au suivi des devis.

- Contribuer à la préparation des appels d'offres et opérations commerciales.

4. Gestion de l'ERP:

- Créer et mettre à jour les fiches articles, clients et fournisseurs.

- Mettre à jour les tarifs et contrôler la cohérence des données.

5. Comptabilité:

- Saisie des factures fournisseurs et rapprochements avec les réceptions.

- Saisie des règlements, lettrages, rapprochements bancaires et relances clients.

- Suivre l'affacturage, les notes de frais et assurer l'archivage comptable.

6. Gestion administrative:

- Assurer le suivi des contrats de maintenance et des prestataires.

- Préparer les reportings demandés par la Direction.

- Classer et archiver les documents administratifs.

Profil :

Votre profil :

Formation:
De formation Bac +2 minimum en Gestion PME-PMI, Gestion, Comptabilité ou équivalent, vous avez une expérience de 3 à 5 ans minimum sur un poste similaire, idéalement dans un environnement industriel, agroalimentaire ou de la grande distribution.

Compétences techniques:
Maîtrise d'un ERP, très bonne maîtrise d'Excel et du Pack Office, connaissance des flux EDI (ORDERS, DESADV, INVOIC), notions de comptabilité clients/fournisseurs. L'anglais professionnel est un atout.

Qualités recherchées:
Organisation, rigueur, autonomie, sens des priorités, réactivité, esprit d'équipe, excellent relationnel, discrétion et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.

A propos de nous :

VOLUNTAE, cabinet de recrutement spécialisé dans les fonctions comptables, financières et commerciales, recrute pour une société spécialisée dans l'alimentaire.

Dans le cadre de son développement, nous recherchons un(e) Assistant(e) en comptabilité & gestion H/F.