Assistant·e de direction

Secteur

Édition, formation

Description de l'entreprise/de l'organisme

Fontaine O Livres est une association implantée au cœur du 11e arrondissement de Paris.
À la fois réseau de professionnel·les, pépinière d’entreprises et organisme de formation spécialisé dans le secteur du livre, elle a pour mission de développer les compétences et les projets des acteur·ices de la filière.
L’organisme de formation propose chaque année une trentaine de sessions, de 1 à 4 jours, sur des thématiques spécifiques au monde du livre, à destination de professionnel·les et futur·es professionnel·les du secteur.
L’association anime un réseau de plus de 120 adhérent·es et accompagne ses membres tout au long de l’année lors d’événements majeurs de la filière, tels que le Festival du livre de Paris ou le Forum Entreprendre dans la culture.
Le poste est placé sous la responsabilité directe de la directrice de l’association et implique un lien étroit avec l’ensemble des activités de la structure.

Description du poste

L’assistant·e de direction assure le bon fonctionnement administratif, comptable et logistique de l’association.
Il·elle joue un rôle central dans la gestion quotidienne, le suivi financier, la contractualisation, le suivi et la recherche de financements publics, ainsi que dans la coordination et la bonne marche de la pépinière d’entreprises, qui regroupe une vingtaine d’entreprises du livre et de l’écrit.

MISSIONS PRINCIPALES
• Administration générale et financière de l’association
• Suivi comptable, facturation et relations avec les partenaires financiers
• Gestion administrative des contrats, conventions et subventions
• Assistanat de direction et appui à la gouvernance associative
• Gestion et conciergerie de la pépinière d’entreprises

ACTIVITÉS ET TÂCHES
1. Administration générale et gestion financière
• Gestion administrative des activités de Fontaine O Livres : suivi des adhésions, réservations, devis, facturation, contrats et conventions
• Suivi de la gestion commerciale courante : rapprochement des transactions, suivi de la trésorerie mensuelle, mise à jour de tableaux de suivi
• Organisation, classement et archivage des documents administratifs et financiers
• Suivi de la comptabilité en lien avec le cabinet comptable et le commissaire aux comptes

2. Assistanat de direction et vie associative
• Suivi administratif des ressources humaines (contrats, éléments sociaux, GUSO, dossiers administratifs)
• Rédaction, dépôt et suivi des demandes de subventions annuelles et des appels à projets
• Appui transversal à la direction dans le pilotage quotidien de la structure
• Participation à la préparation des documents administratifs liés à la vie associative

3. Gestion de la pépinière d’entreprises
• Gestion et maintenance des espaces de travail partagés
• Suivi des fournitures, des stocks et des prestataires
• Veille à la bonne tenue des espaces et au confort des résident·es
• Assistance technique de premier niveau (imprimante, connexion Internet, équipements courants)
• Accueil physique et téléphonique, interface avec les usagers et partenaires

Description du profil recherché

QUALITÉS ET COMPÉTENCES REQUISES
• Excellente maîtrise des outils bureautiques
• Très bonne organisation et rigueur administrative
• Français écrit impeccable
• Capacité à traiter plusieurs sujets en parallèle
• Sens de l’anticipation et de la priorisation
• Bon relationnel et sens du service
• Capacité à être force de proposition dans l’évolution du poste
• Intérêt marqué pour le secteur culturel, associatif et le monde du livre

Description de l'expérience recherchée

• Minimum 2 ans d’expérience sur un poste similaire (administration, gestion, assistanat de direction, idéalement dans le secteur culturel)
• Expérience en administration et gestion de projets culturels appréciée