Gestionnaire budgétaire et comptable en fonctionnement et en investissement H/F

Poste

Le/la titulaire de ce poste assure la gestion des crédits de fonctionnement et d’investissement du bureau de la logistique et des affaires immobilières (SAAM D5) , à ce titre et pour le portefeuille qui lui est attribué, le/la gestionnaire :

Pour le fonctionnement :

- assure le contrôle de la régularité des demandes d’achat au regard de la réglementation de la commande publique et des supports contractuels existants,

- réalise le contrôle interne comptable de premier niveau,

- traite les données budgétaires et les expressions de besoins dans Chorus formulaire,

- gère les prévisions de dépenses, les engagements juridiques, les services faits, les réfactions, les pénalités des pôles du bureau,

- est en relation avec les prestataires extérieurs notamment pour les problèmes de facturation,

- assure le suivi des tableaux de bord des crédits de fonctionnement,

- participe au suivi des marchés du bureau,

- suit les demandes de la direction des affaires financières (DAF) concernant les titres de recettes du bureau,

- suit et enrichit le tableau budgétaire global du pôle,

- échange les informations et coopère avec les pôles composant le bureau sur l’ensemble de l’activité du bureau,

- vérifie la conformité des pièces des marchés en relation avec la mission centre de services partagés dépenses (MCSPD),

- veille au paiement des factures relatives aux dépenses du bureau en s’assurant du respect du délai global de paiement,

- échange avec la MCSPD via Chorus formulaire : saisie des demandes d’achat, du service fait, fournit les pièces complémentaires demandées par le SFACT,

- participe au tant que de besoin aux alertes de renouvellement des marchés.

Pour l’investissement :

- lecture et analyse des marchés, mise en place de tableaux de suivi (exécution financière, pénalités, calcul des révisions de prix)

- création, mise à jour et suivi des tableaux budgétaires des crédits d’investissements par opération (maîtrise d’œuvre, contrôle technique, coordination SPS, mission SSI, travaux allotis ou marchés globaux, frais annexes)

- vérifie les devis et les transmet à la MCSPD pour établissement des bons de commande,

- vérifie les documents administratifs de suivi de l’exécution des marchés de travaux (ordres de service, certificats et décisions, DC4...),

- suit les demandes de services faits,

- vérifie et valide les situations des maîtres d’œuvre dans Chorus pro travaux en lien avec le conducteur d’opération,

- est en relation avec les services internes et les prestataires extérieurs pour les problèmes de facturation ou de transmission de pièces,

- création et mise à jour des fiches marchés et intervenants dans l’outil EDIFLEX

- suivi de l’exécution des marchés de travaux dans Ediflex,

- contrôle et visa des situations mensuelles dans l’outil EDIFLEX

- assure la continuité du service avec les autres gestionnaires,

- élabore les fiches de procédure de ce secteur,

- participe aux travaux de fin de gestion et aux travaux d’inventaire.

- relation avec les prestataires externes et internes pour les problèmes d’exécution : facturation et recouvrement, avenants et sous-traitances, actes administratifs divers, etc.

Profil

Connaissances préalables :

• Connaissance des principes du code de la commande publique
• Maîtrise des outils de gestion Chorus, Chorus communication et Chorus pro travaux
• Connaissance du cadre budgétaire (LOLF) et des règles comptables
• Expérience de l’exécution de la dépense publique (marchés)
• Connaissance des principes de la démarche qualité et du contrôle interne
• Connaissance de la structure budgétaire du ministère appréciée

Compétences :

• Capacité d’analyse et d’anticipation
• Bonne maîtrise des outils informatiques Word, Excel…
• Maîtrise des systèmes d’information Chorus Formulaire, Chorus Cœur et Ediflex
• Capacité d’adaptation aux évolutions informatiques et règlementaires
• Savoir rendre compte
• Accompagner les changements

Savoir être :

• Rigueur, respect des délais, réactivité et méthode
• Capacité d’adaptation
• Fiabilité, discrétion et sens du service public
• Sens du contact et de la communication
• Aisance relationnelle, aptitude au travail en équipe et au partage de l’information
• Sens des responsabilités, autonomie, initiative, organisation et rigueur dans les procédures
• Capacité à rendre compte
• Force de proposition