Responsable Administratif F/H

Poste

Fonctions : Responsable administratif-ve d’UFR
Catégorie : B
Corps : Tech
BAP : J – Gestion et pilotage
Emploi-type : Technicien-ne en gestion administrative

CDD de 12 mois .

A pourvoir dès que possible.

Mission :
Sous la responsabilité du directeur de l’UFR et en partenariat avec les diverses composantes et services de l’université, le ou la responsable administratif-ve doit assurer les conditions matérielles, ainsi que l’organisation administrative et financière, nécessaires au bon déroulement de l’enseignement au niveau DU, Licence et Master, sans oublier la préparation aux concours du second degré.

Activités principales :

Accueil et communication

• Accueillir les étudiants et les enseignants
• Assurer l'interface entre les étudiants et les enseignants
• Réceptionner les informations et les diffuser sur le site internet et par voie d'affichage
• Participer aux journées Portes Ouvertes

Gestion pédagogique

• Organiser les inscriptions pédagogiques et leur suivi sur Apogée et sur IP WEB
• Organiser les examens des deux sessions et de toutes les opérations qui y sont attachées
• Mettre à jour les brochures des enseignements
• Participer à l’élaboration des emplois du temps des enseignements rattachés à l’UFR de Grec (licence, master, doctorat) et du planning d’occupation des salles

Administration et comptabilité

• Assurer le suivi du budget
• Procéder aux commandes et enregistrer les dépenses liées aux achats de matériel bureautique, de biens mobiliers et d’ouvrages
• Assurer le paiement des vacations administratives, des emplois-étudiants et des heures complémentaires
• Assurer le suivi des réunions du conseil d’UFR et rédiger le compte rendu

Le poste comprend l’encadrement de l’ensemble des agents de l’UFR de Grec, ainsi que celui d’un personnel administratif de catégorie C, chargé du secrétariat pédagogique de la licence de Lettres classiques sur le site Malesherbes.

Profil

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle

Savoir-faire :

• Savoir élaborer et rédiger des courriers, des notes d’information, des documents de synthèse
• Capacités d’organisation, de pilotage et de conduite de projets
• Maîtriser l’environnement bureautique (Word, Excel), les outils informatiques spécialisés (APOGEE)

Savoir-faire transversaux :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

• Excellent relationnel
• Réactivité
• Disponibilité
• Autonomie
• Organisation et rigueur