Référent.e Processus et Outils Métiers (F/H)

Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d’épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d’exclusion des soins.

Le/La référent.e processus et outils métier (RPOM) centralise les besoins outils métiers du département RH. Il/Elle assure la cohérence des processus métiers embarqués en conformité avec les contraintes organisationnelles et la stratégie métier. Il/Elle gère la mise en place des outils, côté métier, en assurant une conduite du changement et un support utilisateur adaptés.

Contexte

En avril 2023 MSF France implémenté un programme de refonte de son SI-RH. Le produit Workday a été choisi afin de migrer vers une solution unique l’ensemble des fonctionnalités des anciens systèmes de gestion administrative et de paie. En 2025, la refonte du SI Finances Achat a été intégrée dans ce même outil. Pour autant, il ne s’agit pas du seul outil métier du département.

Le poste de Référent.e processus et Outils Métiers après avoir été très concentré autour de la mise en production de l’outil Workday doit s’orienter vers une animation transverse des systèmes d’information du département et des processus métier du RH afin que les outils les traduisent le mieux possible.

Concernant les outils :

• Continuer à suivre la roadmap évolutive des sujets dépriorisés pendant le projet ainsi que les actions correctives et ce, en lien avec le Product Owner qui est garant du pilotage de la roadmap et les administrateurs fonctionnels de l’équipe Ligo
• Reprendre le suivi des projets, besoins métiers et adhérences concernant les autres outils tels que : HR GO (entretiens annuels), Homère (paie du personnel recruté localement) etc
• Qualifier, prioriser et répondre aux demandes entrantes venant du siège et du terrain : exemples : Outil de Travel/Visa Management (Yémen), Recrutement (Kenya), Brief chief (organisation des briefings)
• Préparer le Comité d’Arbitrage Prioritaire, Préparer et Participer aux Comités fonctionnels

Concernant les processus et fonctionnalités

• Assurer le lead concernant les process transversaux impliquant plusieurs services : asseoir les métiers ensemble, favoriser l’émergence d’un consensus trouver et à défaut proposer un arbitrage à la DRH.
• Venir en appui ou en conseil à la demande s’agissant des process internes à chaque service.

Contribution à des projets ad hoc tels que la fiabilisation des data RH dont le lead est assuré par la Responsable Pilotage des Datas, l’adoption d’un vocabulaire/glossaire/définition commune pour les Data RH.

Mission

Sous la responsabilité hiérarchique du DRH/DRH Adjoint.

Activités principales :

• Recueillir et analyser les besoins métiers :
• Cartographier et suivre le recensement des outils et processus du département en lien avec les responsables de services et l’équipe Ligo
• Recueillir, qualifier et analyser les besoins métier
• Vérifier la cohérence des besoins en s’appuyant sur le responsable de domaine à la DSI
• Traduire ces besoins en livrables de référence : note de cadrage, expression des besoins détaillée
• Etablir une priorisation des besoins et le cas échéant solliciter l’arbitrage en préparant l’aide à la décision
• Assurer la redescente de l’information aux métiers : le besoin sera-t-il pris en compte, comment et dans quel délai
• Coordination MOA (Maîtrise d’ouvrage) dans l’implémentation des projets :
• Elaborer et mettre en uvre un plan de communication global et d’accompagnement du changement
• Participer à la rédaction de certain livrable projet : cahier de charges fonctionnel, documentation de spécifications fonctionnelles, cahier des recettes, etc.
• Participer aux appels d’offres et réponses aux appels d’offres lors des lancements de projets
• Piloter le projet côté MOA
• Effectuer le paramétrage fonctionnel des applications métiers, vérifier le bon fonctionnement des interfaces connectées des applications
• Identifier et mettre en uvre les actions de conduite de changement
• Elaborer le plan de formation
• Effectuer la recette des réalisations et vérifier la conformité au cahier des charges
• Vérifier la conformité des postes utilisateurs post-déploiement applicatif
• Valider les livrables clés de son périmètre
• Participer aux comités de projet ad hoc
• Référent outils :
• Cartographier les processus métiers de son périmètre
• Prioriser les demandes de besoins reçus et développements de projets avec la DSI
• Garantir la cohérence de l’ensemble des outils métiers en s’appuyant sur le(s) responsable(s) de domaine à la DSI
• Assurer une veille technologique en vue de détecter les solutions techniques répondant au mieux aux processus métiers élaborés et aux contraintes légales ou réglementaires
• Support aux utilisateurs des applications
• Assurer l’interface entre les utilisateurs métiers du département, les interlocuteurs de la DSI et de l’équipe Ligo pour suivre la résolution des incidents référencés concernant les processus transverses
• Dispenser des formations ad hoc aux utilisateurs
• Rédiger les manuels utilisateurs, mettre à jour les FAQs et supports en ligne le cas échéant concernant les processus transverses, pour les processus intra-équipe veiller à faire assurer la rédaction et la mise à jour des supports de chaque équipe métier.

Activités éventuelles :

• Etre responsable projet dans le cadre de certaines implémentations de projet SI de petite envergure.
• Peut-être amené à manager une petite équipe
• Organiser et maintenir la gestion documentaire des outil de gestion (procédures, politiques, outils, etc.) relatifs à l’activité, au Service et/ou Département
• Participation et préparation des Comités liés à son périmètre.