Gestionnaire d'Ecole doctorale n°433 "Concepts et langages" F/H

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels. Labelisée HR Excellence in Research par la Commission européenne depuis 2021, Sorbonne Université porte une stratégie ambitieuse au service de l'ensemble de sa communauté de recherche.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au coeur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 30 sites en Ile-de-France et en régions.

Fonctions : Gestionnaire d'Ecole doctorale n°433 "Concepts et langages"
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Sous la double autorité de la directrice ou du directeur de l'école doctorale, et de la responsable administrative du Collège doctoral, le/la gestionnaire d'école doctorale assiste la direction de l'école doctorale et contribue à la vie administrative du Collège doctoral. Il/elle contribue à la réalisation des missions de l'école doctorale : recruter, accueillir, former et suivre les jeunes chercheurs qui préparent un doctorat et veiller au respect des règles et procédures définies au sein du Collège doctoral.

Activités principales :

• Accueillir, informer et orienter les usagers de l'école doctorale vers les services dédiés (ex: BAI, DFC, affaires générales etc)
• Gérer et suivre les dossiers liés aux doctorantes et doctorants : de la candidature jusqu'à la fin de la thèse. : candidatures/préinscriptions, réinscription pédagogique, demandes de co-direction ou co-tutelle, en collaboration avec le BAI, demande de césure…
• Veiller au bon déroulement des comités de suivi, à ce que chaque doctorant bénéficie d'un plan individuel de formation
• Préparer et instruire les dossiers de demandes de soutenance validés par la directeur/ trice d'ED
• Collecter et instruire les dossiers de candidatures à divers bourses et prix (Chancellerie des universités, LERU, Handicap…)
• Assurer l'organisation du concours d'attribution des contrats doctoraux de l'ED
• Contribuer à la saisie et fiabilisation des informations nécessaires à l'établissement du contrat doctoral des doctorantes et doctorants de l'ED
• Gérer et suivre les candidatures à l'HDR : dépôt des dossiers, demandes de rapport, organisation de la soutenance
• Instruire la recevabilité des dossiers déposés notamment dans le cadre d'appels à projets comme les programmes doctoraux de Sorbonne Université, et les dossiers de mobilités
• Alimenter et fiabiliser les bases de données sur les applications dédiées : ADUM, Apogée, …
• Contribuer à l'élaboration de l'information et la diffuser
• Organiser administrativement et matériellement les événements rythmant la vie de l'école doctorale
• Participer et contribuer aux réunions, groupes de travail et événements du Collège doctoral
• Participer à la préparation du budget de l'école doctorale et réaliser et suivre l'exécution des dépenses de l'ED en relation avec les unités de recherche rattachées à l'ED et avec le bureau de gestion financière du Collège Doctoral
• Contribuer à l'organisation de formations spécifiques à l'école doctorale et relayer au DFC les besoins de formation

Activités complémentaires : appui au recrutement des doctorants.

Conditions particulières d'exercice : Le poste demande une collaboration efficace avec une autre gestionnaire d'école doctorale

Connaissances transversales requises :

• Connaissance générale des techniques de gestion administrative
• Notions de base en gestion budgétaire et en comptabilité publique
• Connaître les droits et obligations des agents publics

Connaissance à acquérir :

• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à la formation doctorale en France
• Règlementation applicable aux différents types de contrats doctoraux
• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France et plus particulièrement de la recherche et du doctorat

Savoir-faire :

• Savoir appliquer des procédures administratives, juridiques et financières
• Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil
• Savoir s'exprimer et comprendre à l'écrit et à l'oral l'anglais de façon claire et concise (niveau A2 minimum souhaité)
• Savoir interagir de façon appropriée avec divers interlocuteurs internes et externes : prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
• Savoir organiser son travail avec méthode
• Rechercher l'information, la vérifier et la classer
• Savoir utiliser des logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur) et les systèmes d'information de l'université (Adum, Oscar, Sipad…)
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie
• Savoir travailler en lien avec la hiérarchie au sein du Collège doctoral et au sein du réseau des écoles doctorales

Savoir être :

• Être autonome, esprit d'initiative et rigueur
• Sens de la confidentialité et loyauté
• Faire preuve de polyvalence et de capacité d'adaptation
• Qualités relationnelles et sens du travail en équipe (interlocuteurs internes ou externes)
• Sens du service public