Assistant de Direction Administrative H/F

Le Cabinet Human Talent est spécialisé dans le recrutement de Cadres et de Techniciens dans le secteur de l'ingénierie du Bâtiment et de la Maîtrise d'Oeuvre.

Notre client, Promoteur Immobilier réalisant des projets de qualités sur la Région IDF, souhaite renforcer son pôle administratif et financier en recrutant un(e) nouveau collaborateur (trice).

A cet effet, vous aurez pour missions les éléments suivants à réaliser dans vos nouvelles foctions;

Sou l'entière responsabilité du responsable de programme, du développement, vous aurez à réaliser des missions polyvalentes;

Accueil des visiteurs, préparation de la salle de réunion, accueil téléphonique, gestion
du courrier quotidien, commande de fournitures, tickets restaurants …

- Gestion des leasing voitures, assurances etc …
- Création de présentations POWER POINT pour les réunions
- Gestion de la boite email contact et de l’agenda commun de l’équipe

GESTION ADMINISTRATIVE

Tous les documents reçus par courrier ou par email doivent être enregistrés sur le drive.
- Classement sur le drive (exemple : classement de toutes les factures/devis par projet et
par sociétés du groupe, documents fiscaux, contrats fournisseurs etc …)
- Classement des dossiers liés à la Promotion Immobilière

COLLABORATION AVEC L’EXPERT-COMPTABLE
- Gestion des relevés mensuels : recenser tous les justificatifs liés aux dépenses par
compte et par société afin de les transmettre à l’expert-comptable chaque début de
mois dans le cadre de la déclaration de TVA
- Collaborer avec lui au quotidien et répondre à ses demandes / questions sur l’activité du
groupe / les dépenses

GESTION LOCATIVE ET PROJETS

- Gestion de la vie des immeubles détenus par l’entreprise (fournisseurs, assurances,
dégâts des eaux…) être le point de contact avec les locataires et résoudre les problèmes
- Suivi des projets immobiliers et gestion des démarches administratives s’y afférant
(Permis de Construire, suivi travaux, déclarations fiscales…)
- Assister au montage des dossiers administratifs (permis de construire, etc.)
- Participer à la préparation des dossiers pour les notaires (VEFA, actes de ventes.

Participer au suivi budgétaire et au contrôle des écarts, aide à la mise à jour du bilan
d’opération (si appétence pour la mission)
- Être l’interface opérationnelle entre les différents partenaires : architectes, bureaux
d’études, entreprises, notaires, clients.
- Gestion des shootings organisés sur un de nos site avec un prestataire extérieur
(contrats, repérages…)
- Projet dématérialisation de la facturation avant 2026 (recherche du prestataire,
comparer les entreprises et les budgets, mise en place du logiciel choisi, référent sur ce
logiciel)
- Gestion du site web de l’entreprise (si affinité pour cette tâche)

LES QUALITES REQUISES POUR CE POSTE

- Un bon relationnel : être le point de contact avec tous nos locataires et nos prestataires
liés à nos immeubles
- Le sens de la négociation : gestion des demandes de devis prestataires, comparaison,
démarchage, négociation
- La polyvalence : nous sommes une petite structure et il faut toucher à tous les sujets.
Chaque sujet nous concerne tous
- L’envie d’apprendre : notre activité touche à plusieurs secteurs de l’immobilier ce qui
rend le cœur de métier très vaste et il évolue en permanence.

De formation BTS Assiatnt de direction ou équivalent, ou expérience significative à un poste similaire.

Expérience souhaité dans le secteur de l'immobilier, la maîtrise d'oeuvre ou la maîtrise d'ouvrage.

Poste base sur Paris

Salaire à négocier selon profil et expérience