Assistant administratif - SEMPERVIRENS Paysagistes-urbanistes - Paris

Mi-temps - Fiche de poste : Assistant(e) administratif(ve), gestion, communication polyvalent(e)
1. Assurer accueil et secrétariat :
• Accueil physique et téléphonique (filtrer les appels téléphonique) (réception, orientation, etc.)
• Envoi et réception de courrier, colis
• Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)
• Gestion des fournitures de bureau
• Organisation de réunions et/ou séminaires (sortie annuelle, autres évènements internes,)
• Interface avec les clients, fournisseurs, salariés et autres
• Classement et archivage des documents
• Suivi et classement de plusieurs boites mails
• Suivi et mise à jour du planning de l’agence
• Gestion des agendas et organisation des déplacements
• Suivi et mise à jour de la base de contacts
• Rédaction et mise en forme des courriers, notes et compte rendu de réunion
2. Gestion des appels d’offres/candidatures
• Veille, recherche et sélection des appels à candidatures/offres
• Recherche et constitution des équipes
• Elaboration des dossiers de réponse en collaboration avec l’équipe (note de présentation, méthodologie, organigramme, références, …)
• Relecture et corrections des supports écrits (notice, proposition, etc.)
• Mises à jour des documents administratifs
• Dépôt dématérialisé des dossiers
• Suivi et relance
3. Gestion administrative
• Suivi administratif et financier des marchés de maitrise d’œuvre (contrats, honoraires, avenants, situation, …)
• Gestion du personnel : transmission des informations au comptable en vue de la préparation des contrats de travail et bulletins de salaires, suivi des congés et des visites médicales, vérification des notes de frais, traitement des candidatures spontanées et demande de stage.
• Gestion de tous les dossiers administratifs (URSSAF, assurances, etc.) avec le cabinet comptable
• Veille au bon fonctionnement des équipements et à l’état des stocks
• Suivi des contrats fournisseurs
• Réalisation de la déclaration d’activités annuelles auprès de l’assureur
4. Gestion comptable
• Facturation (notamment sur CHORUS PRO), suivi des paiements et relances
• Relation et assistance au cabinet de comptabilité
• Suivi analytique par affaire (heures, frais, déplacements, …)
• Vérification et suivi des factures fournisseurs
• Vérification et suivi des factures partenaires (marchés publics)
5. Communication
• Suivi et mise à jour des documents de communication de l’agence (présentation, book, tableau de références, …)


Profil :
· Sens du détail
· Ouvert(e) à la communication et aux échanges
· Excellente expression et aisance rédactionnelle
· Discrétion et confidentialité
· Rigueur et organisation
· Ponctualité
· Intérêt marqué pour le milieu du paysage et de l’environnement.


Niveau d'expérience : minimum 2 années et plus dans la fonction d’assistanat
Logiciels : Parfaite maitrise du pack Office (Outlook, Word, Excel, Power Point), bonnes connaissances d’InDesign et des systèmes de visioconférence
Langues : la pratique de l’anglais serait un plus
Type de contrat : CDD puis CDI
Envoyer CV et lettre de motivation
Durée du contrat : 1 an
Date de début prévue : fin octobre
Type d'emploi : Temps plein, CDD
Salaire : A définir selon expérience


Du Lundi au Vendredi
Périodes de Travail de 8 Heures
Assistant de direction h/f ou similaire : 2 ans (Optionnel)
Langue : Anglais (Optionnel)