Gestionnaire administratif H/F

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web :

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Ouverte en 1980, la Faculté de médecine de l’Université Paris-Saclay est l’une des 6 facultés de médecine d’Île-de-France. Elle forme des étudiants·es au métier de médecin, puis les accompagne tout au long de leur parcours professionnel et contribue par la recherche, étroitement liée à la pédagogie et aux soins, à l’avancée sur la connaissance au service des patients·es.

Le service des ressources humaines, assure la gestion administrative et financière, individuelle et collective de plus de 398 enseignants·es-titulaires et contractuels·les, 219 personnels·les contractuels·les et titulaires (BIATSS et chercheurs·ses), 137 doctorants·es et 400 vacataires.

Au sein d’une équipe de 8 personnes et sous la responsabilité du responsable et de l’adjoint du service des ressources humaines, le/la gestionnaire administratif·ve, assure les missions principales suivantes :

• Réceptionner les demandes de cumul d’activité des personnels hospitaliers et universitaires, vérifier la conformité des demandes et en assurer le suivi
• Préparer les dossiers de reclassements des personnels hospitalo-universitaires nommés en conformité avec les décrets en vigueur
• Saisir les demandes d’ordres de mission sans frais
• Faire l’archivage des dossiers des personnels·les
• Classer les documents administratifs
• Soutenir ponctuellement les gestionnaires du service des Ressources Humaines
• Rédiger des actes administratifs (attestation France Travail, certificats de travail…)
• Aider à la fiabilisation de données sur le logiciel de gestion intégré (Siham)

Type du contrat : CDD jusqu'au 30/11/2026

Connaissance, savoir :

• La connaissance du fonctionnement des établissements de l’enseignement supérieur, et notamment les facultés de médecine au sein des universités est un plus
• Maîtriser les techniques de rédaction administrative

Savoir-faire :

• Savoir appliquer les dispositions réglementaires
• Savoir identifier les priorités et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
• Maîtriser les logiciels de bureautique Excel, Word
• Savoir travailler en collaboration avec les interlocuteurs·rices internes ou externes
• Être force de proposition

Savoir-être :

• Confidentialité et discrétion
• Autonomie, rigueur et sens de l'organisation
• Réactivité
• Travail en équipe
• Sens relationnel