AGENT DE PROTOCOLE F/H

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Un poste d'Agent de protocole (H/F) est à pourvoir à la Direction de la Communication - Service Représentations Institutionnelles et Protocolaires.
Sous l'autorité du responsable du service, l'agent participe à l'organisation des rencontres et des événements publics de l'autorité territoriale. Il/elle assure la gestion administrative, organisationnelle et budgétaire des dossiers relatifs aux représentations institutionnelles et protocolaires des élus de la collectivité. Il/Elle contribue à la coordination des missions de représentation et veille au respect des règles protocolaires ainsi qu'à la bonne image de la collectivité. Il/ Elle assure les missions transversales du service.

Missions / conditions d'exercice

- Organiser les cérémonies officielles et protocolaires du département
Organiser et coordonner les manifestations du Département en lien avec le cadre désigné, les prestataires et les institutions extérieures : transmettre les invitations, suivre les relances, gérer les lauréats et les invités, recueillir les validations hiérarchiques de la sélection en vue de décision...
- Organiser la cérémonie de remise de prix et distinctions honorifiques (ordre national du mérite, prix départemental du mérite...) avec la collaboration des services d'appui du Département pour le suivi administratif.
- Veiller à la bonne image et représentation au niveau protocole de la Collectivité
- Coordonner et piloter la logistique des manifestations de la collectivité en lien avec les services et les partenaires
Organiser en lien avec le secrétariat des élus, le cabinet et le service chauffeur la bonne coordination de la représentation de l'élu
- Suivre les mises à disposition des sites pour les partenaires (remise insigne légion d'honneur, organisation de soirée ou de manifestations...)
- Assister aux événements / manifestations
Accompagner les élus représentant l'Autorité lors des manifestations externes à la Collectivité, y compris jours fériés, soirs et week-ends.
- Actualiser les supports de relations publiques et du protocole (drapeaux, chevalets, badges, etc.)Éditer les documents protocolaires (chevalets, des cartes de menu, des déroulés de séquence, notes administratives de validation, fiche process...).
- Participer à l'élaboration, à la mise à jour, et au suivi des documents nécessaires au bon fonctionnement du service
Mettre à jour le fichier protocolaire.
- Remplir les documents types de suivi de la représentation protocolaire, les fiches d'évaluation d'activité les documents liées aux missions des élus.
- Évaluer les coûts des manifestations dans l'objectif d'optimiser les ressources financières Participer en lien avec le service, à la gestion des différentes étapes d'exécution du budget relatif aux missions des élus avec le suivi de la liquidation des dépenses et l'évaluation des coûts des manifestations
- Faciliter les échanges entre la direction et les partenaires internes et externes
Prendre contact avec les différents partenaires et assurer le lien avec les services de la Collectivité
- Animer, avec les autres membres de l'équipe le réseau de contacts externes de la collectivité pour assurer le bon déroulement des évènements et des manifestations
- Travailler, organiser les cérémonies officielles en lien avec le cadre désigné, les partenaires et les institutions extérieures (courriers, invitations, gestion des lauréats et des invités...).
- Participer à la gestion du stock protocolaire
Effectuer des démarches auprès des artisans de La Réunion
- Éditer un catalogue de produits de La Réunion
- Établir des devis bons de commande et suivre la livraison de produits.
- Gérer les stocks des produits.
- Procéder au choix et emballage de cadeaux

Profils recherchés

- Fonctionnement de la collectivité et de son environnement
- Caractéristiques de la population et du territoire réunionnais
- Environnement socio-économique de La Réunion
- Cadre juridique et réglementaire de la commande publique
- Procédures des marchés publics
- Règles financières, budgétaires et comptables
- Marché des prestataires de service et offres de service
- Usages protocolaires
- Techniques et outils de communication
- Techniques rédactionnelles
- Outils bureautiques et informatiques
- Analyser et gérer rapidement une situation
- Savoir communiquer à l'écrit et à l'oral
- Savoir planifier et organiser son travail
- Sens de l'organisation
- Sens de l'écoute
- Esprit d'analyse et de synthèse
- Esprit d'équipe
- Rigueur
- Autonomie
- Discrétion
- Diplomatie
- Disponibilité