Assistant de communication H/F

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web :

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions
• Disponibilité en cas d’urgence. Permanence au secrétariat de Direction

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Rattaché à la direction de l’UFR, le service communication et culture est en charge de la valorisation et de la promotion des activités de la composante en cohérence avec la stratégie générale fixée par la direction de l'UFR et l’Université. Son rôle est de valoriser l’image de la composante et d’assurer la mise en œuvre des actions événementielles, éditoriales et promotionnelles. Il est le garant du respect de la charte graphique de l’établissement et intervient dans les différents domaines de la communication : externe, institutionnelle, interne et on-line.

Missions principales de l’agent·e :

Sous l’autorité de la responsable du service communication et culture, l’assistant·e de communication assure l’assistance logistique et matérielle pour l’organisation d’événements internes et externes (salons, colloques, manifestations diverses…) ; il/elle contribue à l’élaboration et à la mise à jour des supports de communication et des contenus éditoriaux, en fonction des besoins de la Direction.

Il/Elle participe à la mise en œuvre des actions événementielles de l’UFR et de l’Université.

Le service étant composé de trois personnes, l’assistant·e communication du service doit faire preuve d’une grande polyvalence.

Dans le cadre de ses fonctions, l’assistant·e de communication est également amené·e à :

• Assurer la diffusion des supports de communication de la Faculté, de l’Université et des partenaires ;
• Saisir et mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser ;
• Mettre à jour des supports de communication ;
• Mettre à jour des contenus du site web de l’UFR ;
• Participer à l’animation des réseaux sociaux de la Faculté ;
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes et externes concernés ;
• Appliquer la réglementation et respecter les règles éthiques et juridiques de la profession (copyright, droit à l’image, droit d’auteur, RGPD) ;
• Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur ;
• Gérer, diffuser et archiver les informations électroniques ou papier, la documentation et le matériel (brochures institutionnelles, affiches, goodies, …) relevant des actions de communication du service ;
• Coordonner les agendas manifestations/portail/zimbra liés à l’actualité événementielle ;
• Saisir et tenir à jour des fichiers dédiés à la gestion (administrative, financière, partenaires, publics ciblés, prestataires, …) et participer à la gestion administrative du service sous l’autorité de la responsable du service ;
• Aider à la gestion et à l’envoi de publipostages ;
• Participer à l’élaboration des bilans et évaluation des actions de communication événementielle et institutionnelle ;
• Gérer la messagerie générique du service ;
• Assurer l'accueil physique et téléphonique, et l'orientation des interlocuteurs internes et externes ;
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier ;
• Classer et archiver des documents.

Type du contrat : CDD 1 an

Lieu d'exercice : poste situé à Sceaux

Connaissance, savoir :

• Connaissances générales des techniques de communication
• Connaissances générales des différents canaux de diffusion de l’information
• Connaissances générales du web et des réseaux sociaux
• Connaissances générales de la communication des établissements publics
• Connaissance de l’environnement et réseaux professionnels
• Connaissances générales des règles éthiques et juridiques de la profession (copyright, droit à l’image, droit d’auteur, RGPD)
• Connaissance de la gestion des dépenses publiques
• Connaissance des procédures administratives
• Expression minimale orale en anglais (niveau B2)

Savoir-faire :

• Utiliser les logiciels de bureautique et les outils de communication et marketing (web, réseaux sociaux, CMS, banques de données…). L’utilisation de logiciels de PAO (InDesign, Photoshop) est un plus
• Savoir utiliser les logiciels et outils spécifiques de diffusion de l’activité de l’établissement (Écrans dynamiques, CMS, Publipostage, Intranet, …)
• Publier au nom de la Faculté sur les différents réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Instagram) de manière adaptée
• Savoir gérer et planifier son activité, et respecter les délais
• Rendre compte de ses activités
• Travailler en équipe

Savoir-être :

• Être rigoureux·se
• Avoir le sens de l'organisation
• Avoir une curiosité intellectuelle pour aborder l’immense spectre de sujets couverts dans une université
• Avoir le goût du service aux usagers·ères
• Collaborer dans le travail en équipe
• Être réactif·ve
• Avoir un bon sens relationnel