Office Manager
Le Cabinet PHI-RH , expert du recrutement, recherche pour l'un de ses client dans le notariat un OFFICE MANAGER H/F , basé à Paris (75008).
ELEMENTS CLÉS DU POSTE : CDI - Temps plein35h hebdomadaires
Semaine de 4 jours du mardi au vendredi en présentiel - Pas de TT
Tickets restaurants
Intéressement VOS MISSIONS : Assurer la logistique du Secrétariat général
- Gestion des relations avec les prestataires et fournisseurs du Groupe
- Gestion des stocks des fournitures (consommables et autres)
- Organisation matérielle et technique des réunions en présentiel et en visioconférence
- Participation à l’organisation logistique des événements tels que : Assemblées générales et Comités stratégiques
- Convocation, suivi des présences, feuilles de présence des formations
- Suivi administratif des structures en lien avec les offices assurant le secrétariat juridique
- Suivi administratif de la relation avec les sociétés filiales
- Gestion du planning des réunions
- Relations avec les offices et toutes les instances
- Mise à disposition sur le réseau social interne des attestations de formation aux notaires
- Traitement des courriers
- Organisation de rendez-vous et de déplacements
- Suivi des indicateurs d’activité du secrétariat général
- Appui à l’événementiel
- Établissement des règlements fournisseurs
- Remise chèques à l’encaissement
- Établissement des factures clients et suivi des règlements
- Transmission des pièces au cabinet d’expertise comptable
- Suivi et transmission des variables RH du secrétariat général
Profil recherché
De niveau BAC+2/3, vous avez une expérience d'à minima 3/5 ans dans un poste équivalent et dans un environnement exigeant et dynamique.
Compétences attendues : Maîtrise du Pack Office (en particulier Word (fusion publipostage / styles), Excel / Outlook) Maîtrise des outils informatique (dont une ou plusieurs solutions de visio conférence) Vous possédez un sens du service et du contact très développés. Vous avez le goût du travail en équipe et êtes un bon communicant. Compte tenu de l'environnement exigeant des professions réglementées, une excellente présentation et élocution sont impératives. Vos points forts pour réussir dans ce poste :- Rigueur
- Gestion des priorités (sang-froid/réactivité)
- Débrouillardise (polyvalence et tout terrain)
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