Agent polyvalent aux Affaires Civiles et au Funéraire (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Funéraire

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Adjoints administratifs (filière : administrative, catégorie : C)
Poste à temps complet, à pourvoir dès que possible

L’agent sera placé sous l’autorité du Responsable des Affaires Funéraires.

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS

• Assurer l’accueil physique et téléphonique,
• Participer aux missions du Service des Affaires Civiles (Etat Civil, Affaires militaires, Elections, Délivrance de différents certificats et attestations, passeports et cartes d’identité, gestion des mariages et des PACS),
• Suivre les activités du service,
• Assurer la gestion administrative des Cimetières,
• Faire l’interface avec les prestataires extérieurs (SIFUREP, sociétés de pompes funèbres, SICCV),
• Veiller, en lien avec la Direction du Patrimoine, à la parfaite tenue du cimetière (maintien de l'espace public propre, accueillant et sécurisé pour les usagers),
• Assurer un suivi rigoureux des concessions (délivrance, gestion des renouvellements et conversions de concessions, reprise administratives, procédure de reprise des sépultures en état d'abandon),
• Être garant du respect de la législation et délivrer les autorisations d'inhumations, d'exhumations, et les autorisations de travaux.

Les activités Principales :

• Réception des appels téléphoniques,
• Accueil et renseignement du public (polyvalence dans le service),
• Conclusions des PACS,
• Relevage, frappe et envoi du courrier,
• Enregistrement et suivi des attestations d'accueil, légalisation de signatures, prises en charge...,
• Gestion et suivi des dossiers de passeports et des cartes nationales d'identité,
• Enregistrement des dossiers de recensement militaire,
• Réception des demandes d'inscription sur listes électorales,
• Participation à l'organisation des élections politiques,
• Changement de nom, de Prénom.

Profils recherchés

PROFIL
• Diplôme ou niveau requis : niveau Bac avec une bonne connaissance des outils bureautiques et/ou expérience similaire,
• Réserve, politesse et courtoisie,
• Capacité d’analyse et de synthèse,
• Respect du secret professionnel,
• Capacité d’écoute,
• Autonomie et organisation,
• Rigueur,
• Dynamisme et adaptabilité.

COMPETENCES ET RESSOURCES REQUISES
• Notions d'organisation et de gestion du temps,
• Maîtrise de la législation funéraire,
• Maîtrise de la syntaxe et de l'orthographe,
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métier,
• Techniques de secrétariat,
• Techniques d'écoute et de reformulation,
• Connaissance des procédures administratives de délivrance des actes d'état civil, des CNI et passeports,
• Connaissance de l'organisation et des activités des services de la collectivité,
• Connaissance des sources d'information nécessaires à l'activité du service,
• Assurer l'accueil physique du public,
• Prendre des notes,
• Utiliser couramment l'outil informatique mis à disposition, notamment les logiciels métier de la gamme ARPEGE,
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
• Respecter les délais de transmission des documents
• Evaluer les situations et choisir les moyens matériels les plus appropriés à l'accomplissement de sa mission
• S'exprimer clairement et adapter son langage à ses interlocuteurs Recevoir et orienter les appels téléphoniques
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement du service et désigner, le cas échéant, le bon interlocuteur
• Travailler en équipe avec les autres agents du service des Affaires Civiles et avec les autres services
• Rendre compte à la hiérarchie.