Assistant.e Technique Axess Hospitality - CDI - Paris 8e

Qui sommes-nous? De leurs expériences respectives dans l’immobilier d’entreprise, les 3 cofondateurs d’Axtom partagent un constat : Les entrepreneurs de taille modeste ne trouvent pas d’offre sur-mesure et adaptée à leurs besoins très spécifiques en immobilier d’entreprise pour leur nouvelle activité professionnelle en pleine expansion. Soit, ils n’ont pas les moyens de travailler avec les grands constructeurs, soit leurs projets ne les intéressent pas. En 2015, Axtom est créé pour les accompagner dans la concrétisation de leurs projets immobiliers et pour leur donner les moyens d’acquérir leurs locaux d’activité sur l’ensemble du territoire français et à l’international et s’appuie pour cela sur ses 280 collaborateurs dont 41 associés. Notre histoire, ici : Groupe Axtom - Culture Ce qui nous unit ? L'instinct d'entreprendre, partagé par toutes les entités et leurs collaborateurs. Axess, l’une de ces entités, compte plus de 144 collaborateurs et 16 agences. Pour en savoir plus, c’est ici : axess Avantages :

* RTT

• Tickets restaurants
• Mutuelle
• Remboursement des transports à 50%
• Formation

Assistant.e technique - AXESS Hospitality Dans le cadre du développement de nos activités, nous sommes actuellement à la recherche d'un.e Assistant.e Technique Agence H/F. L’Assistant.e Technique participe à la bonne organisation administrative des chantiers de l’entreprise et intervient dans le cadre de procédures définies. Vos missions détaillées sont les suivantes :

1 - ASSISTANCE TECHNIQUE :

• Adaptation de la Check List Assistante Technique aux projets de l'agence,
• Suivi des obtentions administratives des chantiers et des constats d’affichage afférents,
• Envoi des déclarations préalables et des DICT,
• Assistance à la consultation des entreprises,
• Obtention des documents administratifs de l’ensemble des intervenants sur les chantiers, visa sur leur conformité et classement,
• En relation avec le service juridique, établissement et suivi de l’ensemble des pièces contractuelles : marchés clients, entreprises, commandes, ordres de service, avenants, agréments des sous-traitants, procès-verbaux, etc.
• Suivi de la procédure de facturation clients et fournisseurs,
• Préparation des DOE,
• Assistance à la préparation des OPR et OPL (rédaction des documents, diffusion),
• Assister les CP sur site lors des livraisons de projets,
• Suivi du parfait achèvement avec le CP.

2 – ORGANISATION DU QUOTIDIEN :

• Gestion du courrier entrant et sortant (Rédaction / diffusion / classement),
• Accueil des clients et des partenaires en agence,
• Gestion des appels téléphoniques,
• Veille permanente de la bonne tenue des dossiers,
• Validation de la bonne complétude des dossiers,
• Classement divers.

3 - SUIVI DES PROCEDURES :

• Mise à jour dans AXESSGO (base de données documentaires interne)
• Check List Assistante Technique
• Procédure comptable par affaires

4 - APPUI Directeur d'Agence (DA) :

• Sera en contact avec les partenaires et Clients. A ce titre la discrétion est de rigueur
• Rendra compte des divers contacts et préparera les prises de décisions
• Appui du DA sur les services supports : assurances, ressources humaines, organisation d’évènements, …
• Appui du DA sur les remises d’offres commerciales
• Gestion des services généraux de l'agence en concertation avec le DA et les services généraux du groupe

De formation bac +2, vous disposez d'au moins 5 ans d'expérience en tant qu'Assistant.e technique / travaux acquise en entreprise générale ou chez un contractant. Dynamique et engagé.e, vous faites preuve d’un bon esprit d’analyse, de synthèse et vous êtes également reconnu.e pour vos qualités de communicant.e et votre sens de l'humour. Enthousiaste et disposant d’un excellent relationnel, vous faites preuve d’écoute et de disponibilité vis-à-vis d'interlocuteurs variés (clients, services transverses, Direction…). Vous êtes apprécié.e pour votre persévérance, votre culture du résultat et votre sens du service; Si les environnements challengeants, en pleine mouvance et qui se structurent vous stimulent, vous serez au bon endroit ! Ce que l’on a pour vous ?

• Un poste disponible dès que possible
• Un poste basé à Paris (8e)
• La possibilité de télétravailler
• Des avantages entreprise, des engagements RSE, une culture entrepreneuriale

Notre process de recrutement ? On s’adapte suivant les impératifs et les disponibilités de chacun. Le délai de réponse ne dépasse pas 1 semaine max entre chaque entretien afin de faire gagner du temps à tous.

• Un premier entretien (visio) avec notre équipe RH : Sixtine (30 min environ)
• Un second entretien (visio) avec l'Assistante de Direction principale (45min en moyenne)
• Un dernier entretien avec les Directeurs associés de l’agence (1h en moyenne)

Nous encourageons et étudions les candidatures de tous horizons. Il nous tient à cœur d'appliquer le principe d'égalité des chances dans chacun de nos processus RH, du recrutement jusqu’à la fin de la collaboration. La diversité pour Axess c’est de favoriser un environnement de travail dans lequel les individualités sont appréciées, respectées et valorisées, de façon à développer et libérer le plein potentiel de chacun. Si vous êtes enthousiaste à l’idée de rejoindre Axess, membre d’Axtom après avoir lu ceci, rencontrons-nous !