Secrétaire Pédagogique F/H

Secrétaire Pédagogique F/H 2025-17829

• Assurer la qualité de l'accueil des étudiants en santé et des partenaires
• Informer, orienter et conseiller les interlocuteurs, trier les appels téléphoniques, traiter les demandes électroniques
• Produire des courriers administratifs et traitement de texte dans le respect de la charte graphique institutionnelle
• Production des comptes-rendus et des procès-verbaux lors de réunion
• Gestion, rédaction, classement et archivage administratif des conventions de stage
• Gestion, suivi et archivage des attestations d'assurance relatives aux risques professionnels notamment en stage intra et extra hospitalier
• Participation à la politique d'harmonisation des pratiques professionnelles
• Participation aux projets de mise en oeuvre du projet pédagogique
• Participation à l'organisation et à la surveillance des épreuves de sélection écrites et orales
• Participation aux instances réglementaires en rapport avec le domaine de la gestion des stages
• Participation aux manifestations et aux séminaires professionnels
• Gestion, planification, suivi comptable des indemnités de stage
• Gestion, planification, suivi comptable du remboursement des frais de transport
• Gestion, planification, suivi, classement des formulaires d'évaluation en stage
• Gestion et suivi des couvertures vaccinales obligatoires des étudiants
• Diffusion et affichage des affectations en stage après validation de la direction via les supports de communication disponibles
• Participation à la gestion des dossiers pédagogiques individuels
• Contrôle des répartitions individuelles de stages

Profil:

• Formation aux techniques administratives fondamentales liées aux activités de secrétariat et à la gestion administrative
• Bac professionnel secrétariat (niveau IV) ou Assistant Médico Administratif
• Bonne expression écrite et orale
• Capacité à gérer des dossiers, rédiger des lettres simples et des comptes rendus
• Participation aux formations-actions identifiées comme obligatoires pour le bon fonctionnement de la structure
• Maitriser les outils bureautiques standardisés (WORD / P.POINT / EXCEL)
• Maitriser les outils bureautiques spécifiques (tableur) et logiciels spécifiques à la formation (SAP Campus, HR Acess 9, FORMEIS...).
• Effectuer un reporting structuré, synthétique et régulier au CSS responsable de la gestion des stages et si besoin à l'équipe de direction.
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant la confidentialité et le secret professionnel
• Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome tout en respectant la charte graphique et les entêtes de la structure
• Organiser, prioriser et hiérarchiser les activités de secrétariat de stages selon le contexte et la situation
• Définir un plan de classement et d'archivage propice à la recherche immédiate de documents
• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau interprofessionnel
• S'inscrire dans une démarche d'amélioration continue de la qualité

CENTRE DE LA FORMATION ET DU DÉVELOPPEMENT DES COMPÉTENCES L'AP-HP est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu. Ses 39 hôpitaux organisés en six groupes hospitaliers universitaire accueillent chaque année 8 millions de personnes malades : en consultation, aux urgences, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile. Il assure un service public de santé pour tous, 24h/24. L'AP-HP est le premier employeur d'Ile de-France : 95 000 personnels - médecins, chercheurs, paramédicaux, administratifs et ouvriers. Plus d'information sur Paris BAC Débutant (moins de 2 ans) CDD / Remplacement Secrétaire / secrétaire de direction