Coordonnateur.rice administratif.ve et logistique

Secteur

Secteur public et gouvernement

Description de l'entreprise/de l'organisme

La direction des moyens techniques et de la sécurité assure trois missions principales au service de l'accueil des visiteurs : maintenir le patrimoine immobilier (maintenance technique et bâtimentaire) et des expositions (menuiserie, mécanique et chaudronnerie, multimédia), valoriser le patrimoine immobilier et apporter des services aux utilisateur∙rice∙s (logistique, entretien des espaces, espaces verts, tri et valorisation des déchets…). Elle est également garante du cadre sécuritaire de l'établissement (sécurité incendie, sûreté et prévention HSE) et exerce ses missions dans un souci de management de la qualité.

Description du poste

Au sein du département des moyens généraux logistiques, en appui direct de la cheffe du service Quai de déchargement - livraison - manutention - courses - transports, vous êtes chargé·e :

* du suivi administratif et juridique du marché de manutention ;
* du suivi de l'activité de l'unité : tableaux de bord, contrats, budget, communication du service, comptes rendus de réunion, … ;
* assistance administrative des agents et agentes du service ;

Vous êtes également en appui sur les activités du service au quotidien : accueil, traitement des demandes clients et fournisseurs.

Vos principales activités sont :

Suivi budgétaire et financier du marché de manutention :
- participer à la préparation du budget initial annuel et des budgets rectificatifs ;
- suivre la consommation budgétaire du marché ;
- contrôler les coûts et les éléments de facturations ;
- consolider la répartition des dépenses de manutention dans le tableau de suivi ;
- participer au renouvellement du marché ;
- participer à l'établissement des plans de prévention ;

Suivi administratif de l'activité du service :
- instruire et formaliser la procédure de passation des commandes et des marchés du service depuis la précommande ou demande d'achat jusqu'au service fait ;
- mettre en place des tableaux de bord et des outils de pilotage de l'activité de l'unité ;
- identifier tout dysfonctionnement administratif et proposer des améliorations ;
- traiter les achats nécessaires au bon fonctionnement du service (analyse du besoin, mise en concurrence, étude et comparaison des offres, formalisation des achats selon les seuils règlementaires, service fait) ;
- assurer le suivi technique, administratif et financier des contrats ;
- assurer la clôture des ordres de travail ;

Suivi juridique :
- participer à l'élaboration des stratégies de consultation ;
- participer à l'élaboration des documents financiers pour les consultations, appels d'offre, etc. ;
- veiller au respect des contrats, des procédures et de la sécurité.

Description du profil recherché

Formation universitaire de niveau licence 3 ou master 1 dans le domaine administratif, gestion et/ou comptabilité.
Vous avez une expérience de plus de 3 ans dans un poste équivalent au sein d'un établissement public, idéalement dans un service de logistique.

Pratique confirmée des règles budgétaires, comptables et administratives d'un établissement public.
Connaissance approfondie des règles des marchés publics et des règles juridiques générales.
Maitrise des outils bureautiques (bases de données, traitement de texte, tableurs) et des outils informatiques de gestion.
Titulaire du permis VL. Maîtrise des règles de sécurité et normes prudentielles (circulation).
Bonne capacité de communication écrite et orale.
Capacité à travailler en autonomie.
Rigueur, méthode et d'organisation.
Sens de la confidentialité.

Vous vous reconnaissez ? Postulez et rejoignez un service dédié à la logistique au sein d'un des plus grands musées de France !