Assistant Direction Entreprises

Rattaché(e) au Directeur de la Direction Entreprises Paris Grand Est (DE PGE), vous assurez les activités de coordination interne de la Direction et contribuez activement à son bon fonctionnement ainsi qu'à la fluidité de ses activités internes.

En tant qu'Assistant(e), vos principales missions s’articulent autour des axes suivants : 

- Vie de la Direction

• Veiller au bon fonctionnement quotidien de la Direction Entreprises;
• Être le point de contact interne pour toute question logistique, administrative ou organisationnelle;
• Assurer l'on boarding des nouveaux collaborateurs (internes / externes) et les premiers pas (remise du livret d’accueil (BEIGF & D.E.);
• Centraliser les demandes informatiques, téléphonie, badges (entrée/sortie, habilitations aux outils, organigramme, Trombinoscope, etc.);
• Organiser pour chaque nouvel arrivant un entretien de 30 mn environ avec D.E. / D.D. / D.S.C. dans les jours suivant son arrivée.

- Gestion des agendas de la DE

• Anticiper les éventuels conflits d'agenda, prise de RDV interne/externe,
• Etre en lien avec les assistantes COMEX,
• Gérer les déplacements (priorisation des demandes, gestion des sollicitations externes, notes de frais, etc.)

- Support logistique et administratif

• Suivre les commandes d’économat et les demandes d’intervention logistique ou immobilière.
• Gérer le processus de commande, de facturation et de règlement des prestations externes via Easy.
• Suivre le budget de fonctionnement, la flotte de véhicules, les délégations/pouvoirs, et les visites médicales.

- Gestion des accès et documentation

• Contrôler et mettre à jour les habilitations informatiques (accès aux outils, répertoires partagés et mise à jour des procédures d’habilitation).
• Rédiger et suivre les pouvoirs et délégations des collaborateurs de la Direction Entreprises

- Organisation et animation interne

• Actualiser Organigramme & PTF, Cartes de démarche, Trombinoscope
• Gérer les bonnes pratiques documentaires (archivage et capitalisation de nos missions)
• Etre force de proposition sur l’animation d’équipe et le bien-être collectif.
• Contribuer à la communication interne et externe
• Organiser divers Comités, Plénières festive et non festive, Codir, etc.

Critères candidat

Niveau d'études minimum

Bac + 3 / L3

Formation / Spécialisation

Gestion administrative

Niveau d'expérience minimum

3 - 5 ans

Expérience

Expérience sur un poste similaire souhaitée

Compétences recherchées

• Discrétion et respect de la confidentialité
• Agilité intellectuelle et opérationnelle
• Autonomie dans l'organisation du travail
• Rigueur et fiabilité
• Excellentes compétences relationnelles
• Sens du service et orientation client

Outils informatiques

• Connaissances Pack Office (Word, Excel, Powerpoint…)
• Utilisation d’outils collaboratifs (Teams)
• Maîtrise du logiciel EASY (Achats de prestation) serait un plus
• Habitudes d’utiliser des outils de gestion des demandes internes (type recrutement, facturation, etc.)