Assistant d'unité (h/f)

Votre mission

Adecco leader mondial de l'intérim, vous propose un poste au sein de la RATP situé à Fontenay sous Bois en tant que Assistant d'unité h/f.

Vos missions seront les suivantes :

Gestion quotidienne et coordination

• Assurer la gestion, l’organisation et la coordination quotidiennes de l’unité : fourniture de bureaux, gestion des absences (pointage dans TRANSAT), planning des congés, organisation de séminaires, gestion du matériel et de l’équipement (téléphones, matériel informatique, EPI, etc.)
• Participer à la gestion administrative des agents de l’ADO-IE (réservation des déplacements, ODM, certificat d’assurance, etc.)
• S’assurer du pointage de l’ensemble de l’unité dans GA
• Rédiger le compte rendu de réunion d’unité
• Assurer un suivi des retours des enquêtes satisfaction
• Réaliser un soutien ponctuel en cas d’absence d’assistant(e) dans une autre unité

Gestion des outils, archives et commandes

• Mettre à jour ANTILOPE et être le correspondant archivage de l’unité
• Gérer les différentes commandes (SIMET, E-Doc, E-Proc)
• Établir les dépêches et GEDEM pour assurer le bon fonctionnement des différents outils
• Gérer les abonnements aux revues
• Assurer la gestion et le suivi des commandes (bons de commande)

Gestion des locaux et équipements

• Collecte du courrier
• Contact avec la gestion de l’établissement, signalement des matériels déficients
• Mise à jour des casiers et boîtes aux lettres

Procédures comptables et budgétaires

• Contribuer au respect des procédures comptables et budgétaires (gestion des bases de données)

Interface et communication

• Assurer l’interface avec le secrétariat général de l’UITP
• Assurer la gestion de la communication de l’ADO-IE (réalisation de posts pour l’intranet MOP)

Cette liste n’est pas exhaustive ; les assistant(e)s peuvent être amené(e)s à effectuer des activités supplémentaires, en fonction de la spécificité de leur(s) unité(s).

1. Mission gestion des activités annexes

• Assurer le suivi financier du contrat et établir les conventions avec les unités EPIC si nécessaire
• Participer à l’animation du programme FAST

o Envoi des convocations
o Tenue des états de présence en formation et réservation des salles
o Suivi administratif (notamment quand les candidats sont externes à l’EPIC)
o Soutien du coordinateur FAST

• Participer à l’animation qualité du processus EEP

Mission intérim de 3 mois (possiblement renouvelable).
Poste basé à FONTENAY SOUS BOIS
Horaires du lundi au vendredi : 9 h -12h /13h -17h

Votre profil

· Connaissances et compétences techniques
Maîtrise des outils bureautiques dont Word, Excel, Project et PowerPoint
Maîtrise des outils TRANSAT, MERCURE, I-Procurement,
Notions en comptabilité

· Compétences organisationnelles et qualités personnelles
Esprit d’analyse et de synthèse
Réactivité et gestion des priorités
Rigueur et autonomie
Discrétion et confidentialité
Disponibilité
Bon relationnel
Travail en équipe
Maîtrise de l’écrit

Vous êtes intéressé ? N'hésitez pas à postuler dès à présent ou à nous contacter !

A propos de nous

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