Assistant.e de direction

Secteur

Bâtiments et construction

Description de l'entreprise/de l'organisme

La direction des moyens techniques et de la sécurité assure trois missions principales au service de l'accueil des visiteurs : maintenir le patrimoine immobilier (maintenance technique et bâtimentaire) et des expositions (menuiserie, mécanique et chaudronnerie, multimédia), valoriser le patrimoine immobilier et apporter des services aux utilisateur∙rice∙s (logistique, entretien des espaces, espaces verts, tri et valorisation des déchets…). Elle est également garante du cadre sécuritaire de l'établissement (sécurité incendie, sûreté et prévention HSE) et exerce ses missions dans un souci de management de la qualité.

Description du poste

La direction des moyens techniques et de la sécurité recherche son ou sa nouvelle assistant de direction. Sous l'autorité de la directrice de la DMTS, en lien avec l'ensemble des acteurs de la direction, vous apportez votre assistance dans la gestion administrative et l'organisation de la direction.

À ce titre, vos principales missions sont :

Secrétariat :
* accueil, filtrage des appels, transmission des messages,
* prise de rendez-vous, gestion des agendas de la directrice et du directeur adjoint ;
* rédiger et mettre en forme les courriers et les documents administratifs ;
* planifier, organiser et suivre les réunions : préparation de documents de synthèse pour les prises de décision, diffusion des supports de réunion, gestion, organisation logistique, rédaction et diffusion des comptes rendus et des relevés de décisions ;

Gestion administrative :
* assurer le suivi RH de la direction : effectifs, mouvements, demandes de remplacement, suivi des arbitrages, formations, présences, planification, … ;
* administrer la base de données des contacts externe et annuaire ;
* assurer le suivi logistique et informatique : matériels, badges d'accès, logiciels, commandes, fournitures, abonnements) ;
* gérer l'archivage et le classement de l'ensemble des documents de travail de la direction et garantir le respect des procédures de gestion documentaire ;

Communication :
* coordonner les communications internes et externes : rédaction et gestion de communications concernant les opérations conduites par la direction.

Description du profil recherché

Bac +2/3 en assistanat de direction ou équivalent.
Expérience de 3 ans minimum sur un poste similaire, idéalement en environnement BTP et / ou culturel.

Excellente maîtrise du français (écrit et oral), très bon niveau d'orthographe. Excellentes qualités rédactionnelles et aisance à l'oral.
Connaissance des procédures administratives en établissement public.
Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Expérience avec les outils collaboratifs (Teams, SharePoint).
Organisation, rigueur, autonomie et gestion des priorités.
Diplomatie, sens du service, excellent relationnel et capacité à travailler en équipe avec de multiples interlocuteurs.
Réactivité, adaptabilité, et capacité à appréhender des sujets variés.
Discrétion, confidentialité et devoir de réserve.
Curiosité intellectuelle, intérêt pour le monde de la culture et des musées.

Vous avez le sens de l'organisation, un excellent relationnel et aimez être au cœur de l'action ? Rejoignez notre équipe en tant qu'assistant·e de direction et contribuez au bon fonctionnement de la direction en assurant une coordination efficace et un appui administratif de qualité.