Stagiaire - Support RH URGENCES F/H

Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d'épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d'exclusion des soins.

Ouverture dans le cadre d’une création de poste.

Missions

Le/La stagiaire aura la charge du suivi administratif et de support RH au sein de la cellule des urgences pour les personnels internationaux partant sur le terrain, c’est-à-dire principalement la centralisation des demandes et la mise à jour du logiciel RH en fonction, le suivi administratif (contrat et congés payés essentiellement) et le suivi des briefings / débriefings. En parallèle, il/elle accompagne les RRH au déploiement d’initiatives RH au sein de la cellule des urgences tels que la création et mise à jour du kit d’urgence, la gestion du PUR (Pool d’urgence), le suivi des KPI RH, le recrutement.

L’équipe des urgences est spécialisée dans le déploiement d’activités médicales en priorité dans des contextes de conflits armés, d’épidémies et d’instabilité politique à travers le monde. L’équipe de la cellule des urgences au niveau du siège à Paris est en support aux activités terrain et est composée d’une quinzaine de personnes dont 4 RH (3 Responsables RH + 1 chargé de RH).

Principales responsabilités :

Sous la responsabilité hiérarchique d’une responsable RH de la cellule des urgences et en collaboration avec les autres membres RH de la cellule :

Déploiement et suivi administratif du personnel international

• En support du chargé de RH, mettre à jour les bases de données RH en fonction des paramètres de placement et gestion définis pour le personnel déployé les terrains d’intervention (dates de contrat, suivi des absences, etc.)
• Supporter les équipes RH des pays d’intervention dans la gestion du SIRH (Ligo) et participer à l’amélioration de la qualité des datas RH
• Evaluer le dispositif de suivi du personnel international et proposer des pistes d’amélioration ;
• Contribuer à l’élaboration des rapports de capitalisation RH des interventions d’urgence.

Gestion des équipes de réponse aux situations urgences (Pool urgence - PUR)

• Assister la Responsable RH dans l’animation, le suivi et la gestion quotidienne du Pool urgence (placements, formations, congés, répertoire des contacts, partage d’informations, etc.)
• Support de la Responsable RH dans le suivi des contrats, des congés et des recrutements du PUR sur l’outil SIRH (Ligo)
• Contribuer au processus de recrutement des nouveaux PUR, en lien avec la Responsable RH et les référents cellule
• Avec le stagiaire des opérations de la cellule des urgences, élaborer et diffuser la newsletter trimestrielle (diffusion interne)
• Accompagner la mise en place et le suivi d’un outil d’évaluation 360

Organisation des onboardings

• En support du chargé de RH, mettre à jour les documents de matching pour les missions gérées par les urgences
• Contribuer à la mise en place du système de préparation et d’induction pour le personnel international du PUR déployés sur les opérations d’urgences

Projets et chantiers transversaux RH Opérationnels

• Contribuer au déploiement d’initiatives d’Apprentissage et développement (L&D)
• Tenir à jour les outils et supports de communication interne et de gestion de connaissance RH Urgence.
• Support des RRH sur la gestion du kit d’urgence, la gestion des data RH et les pools de réserves (HQ & terrain)