Assistant de direction (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Emploi permanent dans un établissement relevant de la Fonction Publique de l'État )
Un contractuel peut être recruté sur ce pose car il s'agit d'emploi dans une administration ou d'un établissement public de l'État, correspondant à une des situation énumérée aux articles L332-1 à L332-5 du Code de la Fonction Publique. Le contrat peut être à durée indéterminée ou à durée déterminée ; dans ce dernier cas, la durée du contrat est au maximum de 3 ans, renouvelable dans la limite de 6 ans, avec reconduction possible en CDI au delà.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Le musée du Louvre est un établissement public administratif sous tutelle du ministère de la Culture regroupant le musée national du Louvre, le musée national Eugène Delacroix, le Jardin des Tuileries, la gypsothèque du Louvre à Versailles et un centre de conservation situé à Liévin. Conformément au décret n° 92-1338 du 22 décembre 1992 modifié, le musée du Louvre a notamment pour mission de conserver, protéger, restaurer pour le compte de l’État et présenter au public les œuvres des collections inscrites sur les inventaires du musée du Louvre et du musée national Eugène Delacroix et des œuvres déposées dans le jardin des Tuileries ; d’assurer dans les musées et jardins qu’il regroupe, et par tout moyen approprié, l’accueil du public le plus large, d’en développer la fréquentation, de favoriser la connaissance de leurs collections, de mettre en œuvre des actions d’éducation et de diffusion visant à assurer l’égal accès de tous à la Culture ; d’assurer l’étude scientifique de ses collections ; de concourir à l’éducation, la formation et la recherche dans le domaine de l’histoire de l’art, de l’archéologie et de la muséographie et de gérer un auditorium. Pour l’accomplissement de ses missions, le musée du Louvre coopère notamment avec les collectivités publiques et les organismes de droit public ou de droit privé, français ou étrangers, poursuivant des objectifs répondant à sa vocation.
Les équipes du musée du Louvre (2300 agents environ) contribuent également à la programmation culturelle du Louvre Lens et du Louvre Abu Dhabi.

La direction financière, juridique et des moyens (DFJM) regroupe, au sein de l’établissement, les fonctions financières, juridiques, logistiques ainsi que la gestion des systèmes d’information et les archives. Elle compte une centaine d’agents.

Missions / conditions d'exercice

MISSION PRINCIPALE
Assister la directrice financière, juridique et des moyens (DFJM) et la sous-direction des finances (SDF) dans leurs activités quotidiennes. Assurer le remplacement de l’assistante de la sous-direction juridique et achat public (SDJAP) durant ses congés.

ACTIVITÉS
Secrétariat de la directrice de la DFJM et de la sous-direction des finances :

• Accueil téléphonique et physique, information et orientation des différents interlocuteurs de la direction et de la sous-direction
• Gestion complète du courrier. Dans certains cas, rédaction de propositions de réponse
• Planification, organisation matérielle des réunions, préparation des dossiers, rédaction de compte-rendu
• Saisine, correction et classement de différents documents
• Gestion et organisation de l'agenda de la directrice et de la sous-directrice des finances
• Assurer la gestion des fournitures de la DFJM
• Organisation des missions de la directrice et de la sous-directrice des finances
• Ponctuellement, planification et organisation des réunions du sous-directeur en charge des systèmes d’information

Coordination des activités de la DFJM :

• Préparation et transmission hebdomadaire au secrétariat du président-directeur de l'ordre du jour pour le comité de direction Recueil et diffusion de toute information intéressant la direction dans le cadre d'une communication interne à la DFJM
• Organisation du séminaire annuel de la direction, en lien avec le chef du service du pilotage administratif (SPA) et la directrice
• Garant du respect du plan de classement électronique des documents défini en lien avec la délégation Archives (DA)
• Suivi du temps de travail dans le logiciel dédié pour les agents de la SDF, de la DA et du SPA
• Organiser des moments conviviaux pour renforcer le collectif de direction (visites, déjeuner…)

Appui aux activités de la sous-direction des finances :

• Organisation de l’ensemble des réunions
• Préparation des dossiers des réunions de la sous-direction finances : conférences budgétaires, réunions de dialogue de gestion
• Organisation administrative des séances du comité des investissements et préparation des dossiers
• Accueil des nouveaux arrivants
• Préparation et consolidation des supports du bilan d’activité

En l’absence de l’assistante de la sous-directrice juridique et achat public :

• Secrétariat de la sous-direction juridique et de l'achat public ; accueil téléphonique et physique, information et orientation des différents interlocuteurs de la sous-direction
• Gestion et organisation de l'agenda de la sous-directrice
• Gestion du courrier
• Organisation et préparation matérielle des réunions
• Établissement du planning hebdomadaire des commissions d’achat public (CDAP)

En fonction de l’évolution des missions de la direction, ces activités pourront être amenées à évoluer.

Profils recherchés

• Expérience similaire de 2 ans minimum
• Rigueur, méthode, anticipation et sens de l'organisation
• Excellentes qualités relationnelles et sens du contact
• Maîtrise des outils bureautiques standards et appétence pour les outils informatiques
• Intérêt pour les questions financières et budgétaires
• Connaissance de l’environnement administratif et organisationnel d'un établissement public souhaitée
• Anglais apprécié