Technicien en gestion administrative H/F

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web :

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Mission du service / positionnement hiérarchique :

L’Institut d'Optique (IOGS) est un établissement privé d’enseignement supérieur et de recherche, établissement composante de l’université Paris-Saclay.

L’Institut d’Optique a pour ambition de réunir dans un même établissement l’ensemble des activités liées à la photonique : recherche, formation, innovation, création d’entreprises, conseil et valorisation industrielle.

Réaliser des actes de gestion administrative dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion.

Missions principales de l’agent·e :

• Participer à la mise en œuvre des procédures liées à la gestion des RH
• Gérer des arrivées : accueillir et informer les agents·es, salariés, collaborateurs·rices ou stagiaires
• Instruire les dossiers spécialisés pour préparer les décisions courantes de gestion du personnel
• Diffuser l’information relative aux procédures de gestion RH
• Rendre compte de l’état des dossiers
• Participer à la réalisation du bilan social annuel
• Prise en charge des sujets RH liés à l’Université (campagne, élections, recrutement, mobilité)
• Gestion de l’onboarding
• Effectuer la logistique des formations (demande d’achat, inscription, etc.)
• Suivi des dossiers télétravail afin de vérifier si ces derniers répondent bien à la politique interne de l’Institut d’Optique

Type du contrat : CDD 1 an

Connaissance, savoir :

• Connaissance générale des règles de la gestion des ressources humaines (public et privée)
• Mode de fonctionnement des administrations publiques

Savoir-faire :

• Appliquer les dispositions réglementaires
• Utiliser des logiciels spécifiques à l’activité ainsi que le Pack Office (Excel, Word, etc.)
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
• Travailler en équipe

Savoir-être :

• Sens de la confidentialité
• Rigueur, fiabilité
• Sens relationnel