Assistant.e de direction

Secteur

Culturel

Description de l'entreprise/de l'organisme

Le Centre national d’art et de culture Georges Pompidou est un établissement public administratif placé sous la tutelle du ministère de la Culture. Il réunit, en un lieu unique, un musée possédant l’une des deux premières collections d’art moderne et contemporain au monde avec plus de 120 000 œuvres, une bibliothèque de recherche sur l’art des XXe et XXIe siècles (Bibliothèque Kandinsky), des salles de cinéma et de spectacles ainsi que des espaces d’activités éducatives.

Description du poste

Au sein de la cellule secrétariat, il assiste la directrice adjointe du Mnam-Cci sur le plan administratif et logistique et participe à l’ensemble des tâches de la cellule.

Dans le cadre de sa mission, il est notamment chargé de :

1. Accueil et communication
- Tenir et mettre à jour l’agenda
- Accueillir, informer et orienter les visiteurs et les interlocuteurs
- Assurer l’accueil téléphonique, le filtrage et la transmission des messages

2. Gestion de l’information/secrétariat
- Enregistrer et assurer la répartition du courrier
- Organiser la circulation et la diffusion de l’information
- Saisir, mettre en forme et rédiger des courriers
- Préparer et vérifier les documents soumis à la signature

3. Classement, archivage
- Classer, trier et enregistrer les documents (papiers et électroniques)
- Assurer le tri, l’élimination et le versement aux archives des documents

4. Organisation logistique
- Assurer l’organisation logistique des réunions et des rendez-vous professionnels
- Assurer les travaux de reproduction de documents et/ou de numérisation
- Préparer et organiser les déplacements professionnels en France et à l’étranger du directeur du musée et de la directrice adjointe (réservations hôtel, taxis, préparation des rendez-vous, obtention des visas…)
Assurer l’intérim de l’assistante du directeur du Mnam-Cci en son absence.

Description du profil recherché

Savoir
- Connaissance des règles de correspondance administrative et de communication écrite
- Connaissance des techniques de secrétariat
- Connaissance de l’environnement administratif
- Connaissance appréciée du contexte des activités muséales

Savoir-faire
- Maitriser l’usage de la langue française (orthographe, syntaxe, communication…),
- Maitriser les techniques de l’accueil
- Savoir communiquer en anglais, éventuellement dans d’autres langues,
- Gérer simultanément plusieurs activités en cours, et des demandes nombreuses et de diverses provenances (internes, externes)
- Organiser son travail en fonction des contraintes et des délais, Rédiger des notes ou des correspondances
- Prendre des initiatives de nature à faciliter le fonctionnement du secrétariat
- Respecter la confidentialité des informations traitées ou communiquées
-Maîtriser la pratique des logiciels bureautiques standards (traitement de texte, messagerie électronique, Internet)

Savoir être
- Discrétion
- Sens du contact
- Rigueur et organisation
- Capacité d’adaptation
- Autonomie