Office Manager - F/H

Description de l'entreprise

A la fois promoteur & foncière, le Groupe Altarea est présent sur l’ensemble de la chaîne de valeur immobilière. Nos 2 000 collaboratrices et collaborateurs se mobilisent et innovent chaque jour pour entreprendre pour la ville en développant de véritables quartiers en adéquation avec les grandes transitions sociétales, écologiques, territoriales, technologiques et créer la valeur urbaine de demain.

Aujourd'hui, nous recrutons un Office Manager  - F/H en CDI pour rejoindre l'entité Altarea Commerce du Groupe ALTAREA.

Description du poste

Nous recherchons un Office Manager pour accompagner dans leurs missions le Directeur général d’Altarea Commerce, le directeur des investissements et les équipes.

Missions principales :

1/ Assistanat des Directeurs et équipes Asset Management et Investissements :

• Gestion des agendas : organisation des Comités, Conseils stratégiques, points internes, etc ;
• Organisation des déplacements, séminaires et évènements d’équipes ;
• Accueil des nouveaux collaborateurs (matériel, configuration, accès) ;
• Réception des courriers, et en assurer les réponses / partage / suivi / archivage ;

2/ Acquisitions / cessions :

• Récupération des archives de l’ancien propriétaire ou gestionnaire, création de dossiers d’échanges (réseau ou Sharepoint) afin de faciliter les passations ;
• Dataroom : Rapatriement et inventaire des archives, sélection et transmission de la documentation nécessaire aux nouveaux acquéreurs.

3/ Gestion des factures fournisseurs :

• Création des comptes fournisseurs ;
• Paramétrage et traitement des factures ;
• Relation fournisseurs : demandes d’éléments pour création de comptes, mise en conformité des factures selon les normes internes, suivi et réponses aux relances.

3/ Actifs et partenariats :

• Organisation des différentes sessions d’expertises ;
• Synthèse et suivi des obligations dans le cadre des différents partenariats ;
• Demandes de facturation et mise en règlement des honoraires d’asset management ;

4/ Preneurs

• Gestion des participations travaux : Interlocutrice du preneur sur l’ensemble du dossier. Vérification du bon respect des obligations du preneur au titre du bail (Gestion / Opérationnel), rassemblement et approbation des pièces justificatives, mise en validation et règlement, synthèse et suivi.

Qualifications

De formation Bac+2/+3, vous justifiez d’une expérience significative dans l’assistanat de Direction. Vous avez une bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Powerpoint).

Organisé(e) et rigoureux(se) vous possédez un excellent relationnel, le sens du service et savez faire preuve d’initiative dans le strict respect de la confidentialité.

Votre dynamisme et votre enthousiasme vous permettent d’être à l’aise dans les échanges avec des interlocuteurs de tous niveaux hiérarchiques au sein du Groupe et à l’extérieur.

Une connaissance du métier de l'asset management serait un atout.

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