Assistant·e de direction - H/F-//

Nous recherchons un Assistant·e de direction basé(e) à Paris 08.

• Rémunération : De 35 000 € à 39 000 € brut par an (fixe + variable)
  
• Avantages : Mutuelle, télétravail 1 à 2 jours après la période d'essai
  
• Contrat : CDI non cadre (35 h)

DESCRIPTION DU POSTE

Dans le cadre du renforcement de notre équipe support, nous recherchons un·e Assistant·e de direction afin d’assurer la bonne coordination des activités internes, la gestion des processus administratifs et le bon fonctionnement des bureaux.
Rattaché·e à la Direction Administrative et Financière (DAF), vous jouerez un rôle central dans la structuration et le suivi des opérations administratives, tout en contribuant à la qualité de vie au travail et à la fluidité des échanges internes.

Vous êtes capable de gérer simultanément plusieurs dossiers avec rigueur, autonomie et sens de la priorisation .
À l’aise avec les outils numériques, le·la candidat·e saura optimiser et automatiser les tâches récurrentes (emails, reporting, suivi administratif) afin d’améliorer l’efficacité des processus internes.

II – Missions et attributions

1. Gestion administrative

• Gérer les processus administratifs récurrents : lancement des projets, suivi des tâches, finalisation des dossiers ;

• Contrôler la conformité documentaire des dossiers transmis par les différents services ;

• Rédiger et mettre à jour les procédures internes (juridiques, opérationnelles, administratives) et les diffuser auprès des collaborateurs ;

• Mettre à disposition et veiller au respect des modèles de documents internes ;

• Garantir l’homogénéisation des pratiques administratives à travers les outils internes (notamment Asana ) ;

• Animer et assurer la coordination des tâches transverses multiservices (acquisitions, communication bancaire, clôtures comptables et fiscales, assurances, audits, dossiers juridiques) ;

• Assurer le suivi du parc informatique et téléphonie ;

• Participer à l’ onboarding administratif des nouveaux collaborateurs (préparation du matériel, accès, livret d’accueil, etc.) ;

• Produire un reporting administratif hebdomadaire clair et structuré à destination de la DAF ;

• Être l’interlocuteur·rice privilégié·e des banques pour le traitement des demandes ;

• Appuyer la DAF sur des missions ponctuelles selon l’actualité et les priorités de l’entreprise.

2. Coordination logistique

• Gérer la réception, l’enregistrement et la redistribution du courrier, des colis et des livraisons ;

• Garantir le bon état général des locaux : propreté, sécurité, décoration, confort ;

• Assurer la relation avec les prestataires de services généraux (ménage, sécurité, maintenance, fournitures, etc.) ;

• Gérer les stocks de fournitures , anticiper les besoins, passer et suivre les commandes ;

• Se déplacer ponctuellement pour les besoins administratifs ou logistiques ;

• Contribuer à offrir à l’équipe des conditions de travail fluides et agréables ;

• Participer à l’ organisation logistique des événements internes (réunions, séminaires, déjeuners, etc.) ;

• Appuyer la direction sur les sujets QVT (Qualité de Vie au Travail) et l’animation interne.

Profil recherché

• Formation de type Bac+2 minimum (gestion, assistanat, administration, logistique, etc.) ;

• Expérience réussie d’au moins 2 ans sur un poste similaire ;

• Sens de la confidentialité, discrétion et professionnalisme.