Délégué du directeur général des services - Responsable administratif et financier de l’IUT de Sceaux H/F

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

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Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Sous la responsabilité du DGS de l’université, en lien étroit avec la directrice de l’IUT et l’équipe de direction de l’IUT, dont il/elle est membre, le/la délégué·e de la DGS est le garant de la bonne gestion de l’ensemble des fonctions soutien et support de la composante, en cohérence avec les orientations de gestion et de qualité proposées par les directions centrales et le projet d’établissement.

Il/Elle assure notamment une gestion des finances et des ressources humaines sécurisée, le bon fonctionnement des services de scolarité et la mise en œuvre de la réglementation en matière d’hygiène et sécurité. Il/Elle est également un levier essentiel pour le déploiement du projet stratégique de la composante et plus largement, pour le déploiement du projet d’établissement, notamment pour en faciliter la mise en œuvre opérationnelle et l’appropriation par les équipes. Il/Elle anime une équipe de 37 agents·es, regroupés en 11 services.

Activités principales de l’ agent·e :

Gestion administrative

• En lien étroit avec la direction et les directions de départements, coordonner l’ensemble des activités administratives de l’IUT
• Préparer le budget, contrôler l’application des règles et procédures administratives et de gestion (RH, Finances, Patrimoine)
• Assurer un reporting à l’équipe de direction sur les éléments clés du pilotage de la composante ; apporter un conseil sur les potentiels d’amélioration du fonctionnement et des grands indicateurs de gestion
• Assurer la bonne articulation des interfaces de gestion entre les services centraux de l’Université et la composante en particulier en matière de scolarité
• Assurer l’interface dans les relations enseignants·es/étudiants·es ou avec les personnels·les administratifs·ves
• Participer à la réalisation des indicateurs et à la production des bilans statistiques et répondre aux enquêtes et audits demandés en interne et en externe
• Assurer une veille réglementaire
• Gérer des situations de crises et suivre les dossiers sensibles comme les situations de litige avec les différents·es interlocuteurs·rices en mobilisant les expertises internes et externes nécessaires
• Négocier et établir les contrats et conventions de l’IUT
• Participer à la recherche des financements (taxe d’apprentissage, formation continue), en lien avec la direction de l’IUT et les directions métier

Management

• Diriger et animer les équipes, selon une organisation du travail claire, respectueuse des collectifs et efficace
• Accompagner les équipes administratives dans leur bonne compréhension du projet d’établissement et de ses enjeux par un partage de l’information
• Piloter les équipes administratives dans une logique de gestion prévisionnelle des effectifs, emplois et compétences (GPEEC), en lien avec la DRH centrale, et dans un objectif de développement des compétences et des parcours professionnels
• Être en appui, à la demande des chefs de départements, pour les accompagner dans leur activité d’animation d’équipe pédagogique

Projets

• Assurer la bonne articulation des services de l’IUT avec la politique de réussite portée par l’École universitaire de Premier Cycle
• Accompagner la déclinaison du projet d’administration dans une logique orientée usagers·ères
• Piloter les projets d’évolution technique ou organisationnelle de la composante

Réseaux, groupes de travail

• Participer à l’activité du réseau des délégués autour de la direction générale des services de l’Université
• Participer au réseau des IUT dans le cadre de l’ADIUT
• Participer aux groupes de travail ad hoc mis en place pour déployer le projet d’établissement, sur ses différents périmètres le cas échéant

Connaissance, savoir :

• Principes de fonctionnement et organisation des établissements d’enseignement supérieur et de recherche
• Élaboration et exécution budgétaire dans un établissement public
• Achat public
• Connaissance approfondie de la gestion des ressources humaines et des règles relatives à la fonction publique
• Gestion de bâtiments

Savoir-faire :

• Techniques du management collaboratif et transversal
• Techniques de négociation
• Connaissance du dialogue social
• Techniques de conduite du changement et de gestion de projet
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir représenter l'établissement
• Mettre en œuvre et appliquer une démarche d’amélioration continue
• Déléguer et évaluer
• Construire et faire vivre un dispositif d'évaluation de la performance et une démarche d’amélioration continue

Savoir-être :

• Autonomie
• Écoute de l’ensemble des parties prenantes, y compris des usagers
• Force de proposition
• Capacité à construire des solutions consensuelles
• Réactivité
• Anticipation
• Sens du travail en équipe, sens de l’organisation
• Méthodologie
• Rigueur

Informations complémentaires :

• Emploi de catégorie A ouvert aux titulaires de la fonction publique et/ou aux contractuels·les (CDD 3 ans)
• Poste situé au 8 avenue Cauchy Sceaux