Assistant administratif de la direction des études (f/h)

Direction des études, de la vie étudiante et des carrières (DEVEC)
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL (structure d'accueil du poste)
La DEVEC (Direction des Études, de la Vie Étudiante et des Carrières) est une structure centrale de l'ENS-PSL qui accompagne ses étudiants, de leur entrée à l'école jusqu'à la fin de leur scolarité, en coordonnant trois pôles complémentaires :
1. Direction des études
2. Direction de la vie étudiante
3. Direction des carrières
Le présent poste est affecté à la direction des études, dont la mission se concentre principalement sur le volet académique du parcours étudiant à l'école.
La direction des études cherche un·e assistant·e administratif·ve pour assurer un appui opérationnel au responsable administratif dans l'exercice des missions de service public de l'école.
MISSION PRINCIPALE
Assister le responsable administratif dans la coordination et la mise en œuvre des activités administratives, de communication, logistiques, de suivi d'appels, et de gestion financière liées aux projets et événements de la direction des études.
ACTIVITES PRINCIPALES
Tâches administratives
• Assurer, en lien avec l'assistant.e vie étudiante et carrières, l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs de la DEVEC
• Réceptionner, classer et transmettre les demandes reçues (email, courrier, etc.)
• Gérer les agendas de la direction des études et sécuriser les échéances
• Assurer le suivi des circuits de signature
Documentation et communication
• Participer à la communication et la diffusion de l'information par email
• Publier et mettre à jour les pages intranet et ou web de la DEVEC (documentation interne et externe)
• Prendre des notes de réunion et contribuer à la rédaction des comptes-rendus
Tâches logistiques
• Planifier et assurer le volet opérationnel des événements (suivi des participants, restauration, réservation, installation et équipement des salles, etc.)
• Coordination des grands dossiers de la direction des études (candidatures étudiantes aux divers appels, projets étudiants)
• Lancer les appels et réceptionner les demandes
• Organiser, alimenter, mettre à jour les tableaux de bord des appels
• Suivre les dossiers, sécuriser les échéances
Assistance aux tâches de gestion financière
• Traiter certaines commandes, du devis au paiement des factures, dans le logiciel de comptabilité de l'ENS-PSL
• Assurer le paiement des vacations
• Respecter les impératifs liés au budget annuel
CHAMPS DES RELATIONS
Internes : étudiants, enseignants, responsables de formation, services administratifs de l'école
Externes : PSL, établissements partenaires